Få med dig organisationen på resan

Många är rädda för att inte få med sig organisationen i den förändringsprocess som ett nytt systemstöd innebär. Man frågar sig om personalen ute på fält verkligen kommer förstå vad det är de ska göra. Samtidigt känner man att man skjuter över bördan på personalen, och upplever att äldre befintliga processer som att lämna in tidslappar gått smidigt trots att det varit en stor administrativ börda. Men faktum är att man många gånger underskattar sin personal, och det är sällan som man inte lyckas med förändringsarbetet. Det man dock kan tänka på för att få med sig sina medarbetare på resan är att förklara att de nya rutinerna och processerna kommer innebära en förenkling och effektivisering. För ett mark- och anläggningsföretag blir det till exempel enklare att avrapportera och föra dagbok över fakturerarbara resurser som till exempel maskiner, material och timmar.

Ett gemensamt givande och tagande

För att säkerställa en smidig övergång och framgångsrik implementering av det nya projektsystemet är samarbete, kommunikation och ömsesidigt givande och tagande mellan leverantör och byggbolag av största vikt.

Att byta system behöver inte vara en komplicerad och tidskrävande process, särskilt för mindre byggbolag. Genom att ha en tydlig plan och strategi kan implementeringen genomföras på relativt kort tid. Det är möjligt att genomföra en smidig övergång på bara några dagar, där alla medarbetare snabbt blir bekanta med det nya systemet. Exempel finns där kunder till och med lyckats implementera det nya systemet på några timmar.

Satsa på utbildning

För att säkerställa en smidig övergång och få medarbetarnas stöd och engagemang i systembytet är det viktigt att involvera och utbilda dem på ett effektivt sätt. En strategi är att erbjuda anpassad utbildning. Då säkerställer man att medarbetarna får den kunskap och kompetens de behöver för att använda det nya systemet. Träningen bör vara praktisk och ge medarbetarna  möjlighet att utforska och öva på olika funktioner och verktyg i systemet. Genom att ge dem tid och resurser att bekanta sig med systemet och ställa frågor kan de känna sig trygga som användare. Medarbetarnas stöd och engagemang är avgörande för att maximera fördelarna med systembytet, och säkerställa att det implementeras framgångsrikt inom organisationen.

Sätt en tydlig målbild

Att byta projektsystem är en förändring som kräver noggrann planering och förberedelse. Två viktiga aspekter att ta hänsyn till är att sätta en tydlig målbild med vad man vill uppnå med systemet. Att ha en tydlig målbild är avgörande för att vägleda övergången från det gamla systemet till det nya. Det innebär att definiera och kommunicera de specifika målen, och fördelarna med bytet. Det kan handla om att öka effektiviteten, förbättra kommunikationen, minska kostnader eller förbättra projektledningen. Genom att ha en klar målbild kan byggbolaget och leverantören arbeta mot samma vision, och fokusera sina insatser på att uppnå de gemensamma målen.

Främja viljan till förändring

För att få ut det värde man vill ha av ett systembyte är det också att det behöver finnas en vilja till förändring. Gamla och invanda arbetssätt kommer ruckas och organisationen tvingas tänka i nya banor. Något som många kan känna ett motstånd inför. Men för att säkerställa en smidig övergång är det viktigt att företaget främjar och uppmuntrar förändringsviljan hos sina anställda.

Kommunikation och delaktighet är nyckeln. Som sagt. Genom att kommunicera öppet och tydligt om anledningen till systembytet och fördelarna blir det lättare att engagera sina medarbetare i förändringsprocessen. Genom att vara transparent och involvera dem i beslutsfattandet kan de känna sig delaktiga och ha en känsla av ägarskap i förändringen.

Hitta interna ambassadörer

En framgångsrik strategi för att skapa vilja till förändring vid systembytet i ett bolag är att hitta interna ambassadörer. Dessa ambassadörer är medarbetare som är entusiastiska, engagerade och har förmågan att påverka och inspirera sina kollegor. Genom att identifiera och nyttja de här personerna kan företaget skapa en stark och positiv inställning. Här är några sätt att hitta och dra nytta av interna ambassadörer:

Var uppmärksam på medarbetare som redan visar intresse och engagemang. Det kan vara personer som är ivriga att lära sig nya saker, ta initiativ och utforska nya möjligheter. Genom att identifiera och stödja dessa medarbetare kan de fungera som naturliga ambassadörer för det nya projektsystemet.

Det är också viktigt att involvera ledningen i att identifiera potentiella ambassadörer. Ledare inom företaget har ofta insikt i sina teammedlemmars förmågor och potential. Genom att få deras input och rekommendationer kan företaget hitta interna ambassadörer som har ledarnas förtroende och kan påverka sina kollegor på ett positivt sätt.

Vi på Next har varit med om flera förändringsresor där vi sett en lyckad övergång till vårt projektverktyg Next Project. Behöver du komma vidare med ett nytt system finns vi här för att stötta dig. Boka en demo idag eller kontakta oss.