Dags för systembyte – men hur tar man sig an förändringen?

Digitaliseringen inom byggbranschen är här för att stanna. Så många som 90 till 95 % har redan påbörjat sin digitalisering och lämnat papper och penna. Byggbolag ser uppenbara fördelar med digitala verktyg som ett sätt att skaffa sig konkurrensfördelar. Snabbare flöden och fakturering, ökad kontroll på timmar och kostnader i projekten har visat sig effektivisera verksamheten. När branschen nu upptäcker möjligheterna med vad ett system kan åstadkomma uppstår nya krav på ett system som kan förbättra fler flöden. Det kan till exempel vara ett markbolag där man saknar vissa uppföljningsparametrar, och funktionalitet för till exempel vägproduktion och fiberblåsning. Men hur ska man egentligen ta sig an ett systembyte på bästa sätt? Och hur lyckas man bemöta den förändring som följer i organisationen?

Next Project som visas på en Ipad

Få med dig organisationen på resan

Många är rädda för att inte få med sig organisationen i den förändringsprocess som ett nytt systemstödbygg av hus innebär. Man frågar sig om personalen ute på fält verkligen kommer förstå vad det är de ska göra. Samtidigt känner man att man skjuter över bördan på personalen, och upplever att äldre befintliga processer som att lämna in tidslappar gått smidigt trots att det varit en stor administrativ börda. Men faktum är att man många gånger underskattar sin personal, och det är sällan som man inte lyckas med förändringsarbetet. Det man dock kan tänka på för att få med sig sina medarbetare på resan är att förklara att de nya rutinerna och processerna kommer innebära en förenkling och effektivisering. För ett mark- och anläggningsföretag blir det till exempel enklare att avrapportera och föra dagbok över fakturerarbara resurser som till exempel maskiner, material och timmar.

Ett gemensamt givande och tagande

För att säkerställa en smidig övergång och framgångsrik implementering av det nya projektsystemet är samarbete, kommunikation och ömsesidigt givande och tagande mellan leverantör och byggbolag av största vikt.

Att byta system behöver inte vara en komplicerad och tidskrävande process, särskilt för mindre byggbolag. Genom att ha en tydlig plan och strategi kan implementeringen genomföras på relativt kort tid. Det är möjligt att genomföra en smidig övergång på bara några dagar, där alla medarbetare snabbt blir bekanta med det nya systemet. Exempel finns där kunder till och med lyckats implementera det nya systemet på några timmar.

Satsa på utbildning

För att säkerställa en smidig övergång och få medarbetarnas stöd och engagemang i systembytet ärNext Project som visas på en Ipad det viktigt att involvera och utbilda dem på ett effektivt sätt. En strategi är att erbjuda anpassad utbildning. Då säkerställer man att medarbetarna får den kunskap och kompetens de behöver för att använda det nya systemet. Träningen bör vara praktisk och ge medarbetarna  möjlighet att utforska och öva på olika funktioner och verktyg i systemet. Genom att ge dem tid och resurser att bekanta sig med systemet och ställa frågor kan de känna sig trygga som användare. Medarbetarnas stöd och engagemang är avgörande för att maximera fördelarna med systembytet, och säkerställa att det implementeras framgångsrikt inom organisationen.

Sätt en tydlig målbild

Att byta projektsystem är en förändring som kräver noggrann planering och förberedelse. Två viktiga aspekter att ta hänsyn till är att sätta en tydlig målbild med vad man vill uppnå med systemet. Att ha en tydlig målbild är avgörande för att vägleda övergången från det gamla systemet till det nya. Det innebär att definiera och kommunicera de specifika målen, och fördelarna med bytet. Det kan handla om att öka effektiviteten, förbättra kommunikationen, minska kostnader eller förbättra projektledningen. Genom att ha en klar målbild kan byggbolaget och leverantören arbeta mot samma vision, och fokusera sina insatser på att uppnå de gemensamma målen.

Främja viljan till förändring

För att få ut det värde man vill ha av ett systembyte är det också att det behöver finnas en vilja till förändring. Gamla och invanda arbetssätt kommer ruckas och organisationen tvingas tänka i nya banor. Något som många kan känna ett motstånd inför. Men för att säkerställa en smidig övergång är det viktigt att företaget främjar och uppmuntrar förändringsviljan hos sina anställda.

Kommunikation och delaktighet är nyckeln. Som sagt. Genom att kommunicera öppet och tydligt om anledningen till systembytet och fördelarna blir det lättare att engagera sina medarbetare i förändringsprocessen. Genom att vara transparent och involvera dem i beslutsfattandet kan de känna sig delaktiga och ha en känsla av ägarskap i förändringen.

Hitta interna ambassadörer

En framgångsrik strategi för att skapa vilja till förändring vid systembytet i ett bolag är att hitta internaByggarbetare ambassadörer. Dessa ambassadörer är medarbetare som är entusiastiska, engagerade och har förmågan att påverka och inspirera sina kollegor. Genom att identifiera och nyttja de här personerna kan företaget skapa en stark och positiv inställning. Här är några sätt att hitta och dra nytta av interna ambassadörer:

Var uppmärksam på medarbetare som redan visar intresse och engagemang. Det kan vara personer som är ivriga att lära sig nya saker, ta initiativ och utforska nya möjligheter. Genom att identifiera och stödja dessa medarbetare kan de fungera som naturliga ambassadörer för det nya projektsystemet.

Det är också viktigt att involvera ledningen i att identifiera potentiella ambassadörer. Ledare inom företaget har ofta insikt i sina teammedlemmars förmågor och potential. Genom att få deras input och rekommendationer kan företaget hitta interna ambassadörer som har ledarnas förtroende och kan påverka sina kollegor på ett positivt sätt.

Vi på Next har varit med om flera förändringsresor där vi sett en lyckad övergång till vårt projektverktyg Next Project. Behöver du komma vidare med ett nytt system finns vi här för att stötta dig. Boka en demo idag eller kontakta oss.

Håll dig uppdaterad om branschen

Håll dig informerad och inspirerad med Nexts insikter – utforska vår blogg och nyheter för att ligga steget före branschtrender och innovationer. Med vår branschexpertis visar vi dig hur Next formar framtiden för byggbranschen.

Nedräkningen har börjat – Vi ses på Nordbygg 2024

Event & Webinar april 8, 2024

HIC Construction gör pricksäkra prognoser — med ny aktivitetsbaserad kostnadsuppföljning

Kundcase mars 20, 2024

HIC Construction gör pricksäkra prognoser — med ny aktivitetsbaserad kostnadsuppföljning

Produktnyheter mars 20, 2024

Trafikverkets krav på digital CO2-rapportering är här – framtidssäkra dina jobb!

Produktnyheter mars 15, 2024

Nu lanserar vi aktivitetsbaserad kostnadsuppföljning för ökad precision

Produktnyheter mars 12, 2024

Analysera dina projekt i realtid – med vårt skräddarsydda BI-verktyg för byggbranschen

Produktnyheter februari 15, 2024

Håll din byggskuta i kurs: Ta kontroll över dina siffror

Artiklar januari 10, 2024

Next Project: Den digitala ryggraden i byggprojektet

Artiklar december 22, 2023

Next One Technology to partner with HVD Group and EQT Private Equity

Pressmeddelande december 20, 2023

Next förvärvar Dox – dokumenthantering integreras i ledande projektverktyg

Pressmeddelande november 22, 2023

Vårt team finns här för att hjälpa dig

Boka en demo med en av våra experter och låt oss visa dig hur dig Next kan hjälpa ditt företag

Analysera dina projekt i realtid – med vårt skräddarsydda BI-verktyg för byggbranschen

Nu lanserar vi vårt nya BI-verktyg, skräddarsytt för byggbranschen – Next Insights. Ett verktyg som automatiskt samlar in data från alla dina projekt i realtid. Vi har skapat färdiga dashboards som visar exakt de KPI:er som behövs för att du ska kunna få ekonomisk kontroll över dina projekt. Dessutom presenterar Next Insights datan på ett visuellt tilltalande sätt och ger dig en sammanhängande bild över din projektekonomi.

Genom att använda olika vyer kan du analysera enskilda projekt i djupare detalj. Men du kan också få en översikt över hela projektportföljer. Det hjälper dig att fatta klokare ekonomiska beslut, vidta nödvändiga åtgärder och upptäcka förbättringspotential. Förbättringar som annars brukar vara svåra att upptäcka. Hoppa på tåget och förbättra din leveranskapacitet och lönsamhet!

Tidsuppföljningen i Next Insights. T.ex. fördelning av frånvarotimmar över tid

Funktionerna och fördelarna är många

Hitta avvikelser med unik filter (drill-down)-funktionalitet

Du kan använda vår unika filterfunktionalitet för att snabbt och effektivt upptäcka avvikelser och fokusera på det som är mest relevant för dig. Detta hjälper dig att göra nödvändiga justeringar.

Förstå orsakerna bakom varför det går bra eller dåligt

Att analysera och förstå orsakerna bakom varför det går bra eller dåligt kräver ofta en djupgående analys av olika dimensioner av data såsom projekt, produktionsledare, typ av projekt och period.

Få direktinsikter om din fakturerbara tid

Att snabbt kunna få insikter om din fakturerbara tid är avgörande för att säkerställa en stark likviditet och ett bra kassaflöde i din verksamhet. Genom att ha denna insikt kan du fatta välgrundade beslut för att förbättra din ekonomiska situation.

Få djupgående insikter i resultaträkningen per given tidsperiod

Genom att få djupgående insikter i resultaträkningen per given tidsperiod kan du identifiera möjligheter till förbättringar och vidta åtgärder för att öka lönsamheten. Ett överskådligt sätt för produktionsledning att snabbt se och analysera resultatet.

Ha en fullständig översikt över budget och tidsuppföljning

Next Insights ger dig en omfattande översikt över budget, tidsuppföljning och fakturering. Detta ger dig möjlighet att effektivisera din verksamhet och maximera produktiviteten. Du kan till exempel se fördelningen av frånvarotimmer över tid.

Optimera användningen av dina resurser

Genom att få en tydlig bild av dina resurser, både i form av personer och timmar, kan du optimera resursanvändningen. Det kommer maximera produktiviteten.

Minska tiden du lägger på månadsrapportering

Är du van vid att göra månadsrapportering vet du vilken enorm tid det tar att samla in information om olika projekt manuellt i ett Excel-ark. Likaså om du har ett system men behöver bygga egna dashboards från grunden. Med Next Insights har du redan månadsrapporteringen framför dig.

Ta en snabb titt på Next Insights

Inte övertygad om vad Next Insights kan göra för er verksamhet? Läs mer här eller boka en demo direkt så visar vi dig.

Läs vad våra kunder säger

Upptäck hur Next revolutionerar din projektledning – läs våra vittnesmål och dra nytta av fördelarna med Next.

Mycket av informationen var i huvudet – Så fick JKN ordning på alla papper!

Torpheimer group

Claes Tonström, Senior consultant for the Torpheimer group

Next Field hjälper JM Norge att snabbare hantera avvikelser

Hur FK Group sparar tid och ändå skapar den bästa kvalitetsdokumentationen

Next Project överst på listan när Stockholm Luftkompetens valde projektverktyg

Så fick Sandbäckens mer tid och mindre administration

Struktur och ordning för Lindstams Bygg med nytt projektverktyg anpassat för bygg

Vårt team finns här för att hjälpa dig

Boka en demo med en av våra experter och låt oss visa dig hur dig Next kan hjälpa ditt företag