Hur FK Group sparar tid och ändå skapar den bästa kvalitetsdokumentationen

Kvalitetssäkringsdokumentation spelar en viktig roll i en byggorganisations dagliga verksamhet. Genom att minska antalet överflödiga och tidskrävande administrativa uppgifter och effektivisera processer kan organisationer fokusera på sina kunder, medarbetare och projekt – inte på tidskrävande administration. FK Group, det ledande byggföretaget i Altrincham strax utanför Manchester har specialiserat sig på att tillhandahålla underhållstjänster till ett brett spektrum av företag i hela Storbritannien, de insåg vikten av att förlita sig på ett verktyg som är utformat för att skapa en bättre kvalitetsdokumentationsupplevelse.

– Med hjälp av Next Field, som ett visuellt fältverktyg lyckades vi spara tid och öka produktiviteten på fält, men ändå hålla oss organiserade och uppfylla de strikta kvalitets- och dokumentationskraven, berättar Mark Hutchinson, platschef FK Group

Enkel tillgång till värdefulla insikter med Next Field

Next Field har skapat ett avancerat molnbaserat verktyg som låter användare få mer gjort på kortare tid samtidigt som de bibehåller en nivå av precision och noggrannhet. Byggare, entreprenörer och andra yrkesverksamma inom bygg- och underhållsindustrin kan dra nytta av att använda det visuella verktyget under sin dagliga verksamhet. Användare kan ladda ner appen och snabbt få tillgång till all information de behöver – var de än är.. Byggt med fältarbetare i åtanke, kan team från olika organisationer arbeta bättre tillsammans samtidigt som de får tillgång till korrekt data om alla projekt.

När de använder Next Field kan projektledare bjuda in alla teammedlemmar och samla dem i samma projekt. Samtidigt kan samordnande personer enkelt få med hela team ombord för att visa dem vad verktyget gör, hur det fungerar och hur bekvämt det är att använda. Det gör det också möjligt för ledare att skapa tydliga och sammanhängande rapporter samtidigt som de sparar timmar som vanligtvis skulle gå åt till att sammanställa utspridd information.

FK Group använder Next Field för att effektivisera den dagliga verksamheten

Även om många entreprenörer ofta använder sina egna system och processer för ärendehantering och applikationer som liknar Next Field, är dessa applikationer oftast inte lika enkla och lättarbetade. Problemet med många andra applikationer är att de inte är tillräckligt användarvänliga i fält. FK Group testade och valde bort de flesta andra mjukvaror eftersom de inte gav tillräckligt värde till projektet. Till slut beslutade FK Group att förlita sig på Next Field för att hjälpa till att hålla ordning och utföra viktiga uppgifter.

Det molnbaserade verktyget erbjuder entreprenörer ett snabbare och mer effektivt sätt att få saker gjorda samtidigt som de behåller en större känsla av kontroll över tilldelade uppgifter.

FK Group var runt 25 procent klara med ett projekt innan samarbetet med Next Field inleddes. Det blev en snabb uppstart och mycket arbete för att få allt uppdaterat och uppladdat i Next Field. Next Fields integrationsteam bröt ner ritningarna för att undvika att slösa tid, inklusive ritningar som visar alla jobbelement i listform. Objektlistan visar ett komplett index över allt, vilket gör att teammedlemmar kan gå till kolumnen där de har en specifik ritning, sätta en tagg på den och sedan arbeta med den senare vid behov. Det gör det mycket lättare för teammedlemmar att slå upp specifika uppgifter utan att slösa tid och uppleva frustrationen över att inte hitta det man letar efter.

Utveckla en QA-rutin som fungerar

När FK Group nu använder Next Field har de utvecklat en stabil QA-rutin för EDPM-installation runt fönster. Processen innefattar en rad steg, som att ta flera bilder, titta på bilderna, gå över till projektsektionen och kolla in olika sätt att använda verktyget.

Entreprenörer kan kopiera beskrivningen från ett objekt och duplicera det för att skapa ett nytt objekt med exakta detaljer, lägga till ny information till beskrivningen och sedan inkludera taggar innan informationen placeras i rätt fönster. När en gruppmedlem har sparat uppgiften kan de granska det ena kontrollerade objektet för kvalitet i ett fönster som innehåller detaljerna om de fyra olika komponenterna som de behöver ta en bild av i förväg. Varje objekt låter teammedlemmarna veta vilka typer av uppgifter de behöver slutföra och de steg de bör vidta för att slutföra dessa jobb, vilket till och med tillåter dem att duplicera dessa uppgifter så mycket de behöver baserat på arbetsbelastningen.

Systemet gör en fullständig kopia av varje objekt, vilket gör att entreprenörer kan placera dessa objekt på alla andra uppgifter så att de har fyra QA-kontroller gjorda och redo att tilldelas en annan teammedlem.

Även om det kan verka enkelt att göra ett val för en uppgift och lägga till en tagg till den är det repetitivt och tidskrävande när du måste göra samma sak tusentals gånger. Verktyget minskar inte bara drastiskt många av dessa tråkiga uppgifter för FK Group, utan gör det också möjligt för entreprenörerna att skapa sektioner för hälsa och säkerhet med allt förinstallerat och klart att komma åt.

Den förladdade informationen inkluderar knappar bredvid artiklar, detaljerade rapporter, ritningar, namn på entreprenörer och all annan relevant information som krävs. Dessutom kan FK Groups team av entreprenörer gå in på Next Field-appen och se allt de vill ha eller behöver komma åt i sitt meddelandecenter, inklusive den detaljerade listan över uppgifter som de skulle vara ansvariga för att utföra en viss dag.

En trygg och säker användarupplevelse samtidigt som inspektionsprocessen effektiviseras

Next Field gör inspektioner enklare samtidigt som de ger en trygg och säker användarupplevelse till olika organisationer, inklusive FK Group. Verktyget gör det möjligt för organisationer att ha en checklista för varje punkt som behöver fyllas i samtidigt som full kontroll över projektet bibehålls. Användare kan skapa listor med den steg-för-steg-process som är involverad i att slutföra en uppgift, duplicera listan för varje jobb så att en gruppmedlem enkelt kan öppna listan, läsa beskrivningen, uppfylla kraven och sedan markera det som avslutat och gå vidare till nästa uppgift.

Den enkla processen sparar tid och är en betydande bekvämlighet för organisationer av alla storlekar. Med tillgång till digitaliserade ritningar, checklistor, digitala rapporter, dokumentation, visuella inspektioner och mycket mer med ett enda system, kan organisationer snabbt förbättra kommunikationen och samarbetsinsatserna mellan teammedlemmar samtidigt som de arbetar med alla byggprojekt. Dessa lättanvända projektverktyg gör uppfyllandet av kvalitetssäkringsmålen till en problemfri process.