Byggbranschens ständiga utmaningar – kassaflödet och lönsamheten

Byggbranschen är en lågmarginalbransch där det inte är ovanligt med likviditets- eller lönsamhetsproblem. Som byggare ligger du ofta ute med stora belopp för UE- och materialinköp och med små marginaler behövs det inte så mycket innan det börjar eka tomt på kontot. En tvist om en större ÄTA, en beställare som går i konkurs eller en tvärnit i byggkonjunkturen kan räcka för att slå undan benen även på välskötta bolag.

Samma problematik gäller lönsamheten där du inte sällan räknar ihop projekten med hygglig marginal men där resultatrapporten i bokslutet ändå inte uppfyller förväntningarna. Vad är det som gör att du inte får mer över i slutet på året?

Så vad kan du göra för att minimera likviditetsproblemen och förbättra lönsamheten? Recepten nedan är knappast nya för dig – se det lite som en checklista av åtgärder som du garanterat känner igen. Men där du säkert vet med dig att du kan bli bättre på vissa punkter.

Markanläggare som står med Ipad

1. Delfakturera löpande arbeten

Undvik att ligga ute med för stora belopp genom att delfakturera. Ett sätt är att göra upp med kunden om att fakturera upparbetade kostnader periodvis, till exempel varje vecka eller varannan fredag. Det viktiga är att du får in pengar på kontotMan som använder ett slipverktyg. i samma takt som du producerar. Alternativt gör du upp med kunden om att skicka en eller flera à-conto-fakturor på fasta belopp i takt med att bygget fortskrider.

Med tidlappar, pappersfakturor och Excel-ark har det historiskt varit komplicerat att delfakturera, och med manuella rutiner är det tyvärr också lätt att missa eller dubbeldebitera kostnader. Med ett modernt systemstöd som Next Project är risken för denna typ av missar i princip noll. Timmar, fakturor, maskiner och plock från bil, lager och förråd kommer in digitalt och godkänns och bockas av som fakturerade med automatik. Det som förr tog timmar att reda ut går på minuter. Citat från en Next-kund: ”För hatade jag att sätta mig vid datorn och fakturera, nu är det ett rent nöje.” Bättre kan det inte sägas.

2. Gör upp om en betalplan vid anbudsjobb

Vid alla former av fastprisjobb bör du fundera över om du ska lyfta in en betalplan i avtalet. De allra minsta jobben kan du kanske fakturera vid projektslut. Men så snart beloppen rör sig om större belopp bör du upprätta en betalplan. Det ger dig rätt att lyfta delar av beloppet i takt med att bygget fortskrider. Betalplanen bör vara kopplad till tydliga milstolpar i projektet, till exempel: ”Grund och platta färdigställd” eller ”Stomme rest”. Se gärna till att tänka lite ”framtungt” när du plockar fram din betalplan. Se det vill säga till att tidiga aktiviteter har god ekonomisk täckning.  Det innebär att du har lite marginal i kassan under resans gång.

Ovan gäller oberoende av om du jobbar mot en kommersiell beställare eller en privatkund. Men när det gäller privatkunder är det extra viktigt att vara tydlig med vad betalplanen innebär och att det är en del av kontraktet som ni upprättar. Allt i syfte att undvika missförstånd och tvister.

3. Fakturera för ALLT

Är du van vid att jobba med löpande åtaganden vet du att kostnader i form av leverantörsfakturor aldrig är något problem att fånga. När en faktura väl landat på projektet så finns den där. Arbetstid kommer via en traditionell tidlapp eller via en mobil app. Men då dessa nästan alltid även utgör löneunderlag så brukar även dessa kostnader, förr eller senare, landa iByggare projektet. Problemet är snarare alla övriga ”interna” projektkostnader där det ofta saknas dokumentation eller möjligen endast återfinns som kladdiga och oläsliga noteringar i en tid- eller dagrapport. Plock från lager, servicebil, förrådsmateriel, egna maskiner eller transportutrustning har därmed en tendens att rinna mellan fingrarna och aldrig landa på fakturaunderlaget.

Med ett mobilt verktyg blir det här betydligt enklare. I Next Project hittar du en funktion som vi kallar för ”favoritlistan” som är kopplad till tidrapporteringen. Den fungerar som en checklista som automatiskt dyker upp när man sparar sin dagliga tid och betyder att eget material, maskiner och daglig utrustning helt plötsligt kommer med. Det är inte alls säkert att dessa interna kostnader ska faktureras vidare, men du vill ändå veta, även internt material/materiel och maskiner innebär ju en kostnad för projektet.

Varje krona räknas och ett enkelt räkneexempel där ett bolag med 20 man ökar debiteringen med i snitt 75 kr/pers och dag ger en ökad intäkt på årsbasis på ca 350tkr. Och det beloppet hamnar på sista raden i din resultaträkning, inte så tokigt, eller hur?

4. Effektivisera ditt leverantörsfakturaflöde

Frågan är om det inte högen med leverantörsfakturor historiskt har varit den mest hatade pappershögen på skrivbordet. Många bolag har därför gått över till digital fakturahantering och vi kan garantera att inget av dessa valt att gå tillbaka till manuella pappersfakturor.

Modulen Next e-invoice är direkt integrerad i Next. Det innebär att fakturan landar hos rätt projektledare och med rätt kontering redan från start. Ser allt korrekt ut är det bara ett klick att godkänna och sedan ramlar fakturan vidare till både bokföring och in på rätt projektet i Next. Tillhör hela eller delar av fakturan en ÄTA så löser du även detta direkt i samband med att du godkänner den i Next e-Invoice – en leverantörsfaktura behöver bara hanteras en gång.

5. Håll koll på ÄTO:rna

Hur kul är det att i efterhand komma med mössan i hand och be om ytterligare betalt för ÄT:or som är dåligt dokumenterade och för sent redovisade? Får du fullt betalt? Nej, det får du nästan aldrig, bristfällig och för sen redovisning av ÄT:or är en av anledningarna till de låga marginalerna i branschen. Med ett modernt ochByggarbetare digitalt verktyg kan du dokumentera avvikelser och ÄT:or i realtid, ofta med ett kompletterande foto. Ärendet kan därefter omgående redovisas till kunden som får besluta och eventuellt godkänna arbetet. Korrekt dokumentation presenterad för kunden i rätt tid innebär att du får betalt för utfört arbete.  Så enkelt är det med det.

Ordning och reda i ÄTA-journalen är en av de enskilt viktigaste punkterna för att upprätthålla lönsamheten i projektet och det gäller oberoende av storlek på bolag, storlek på projekt och typ av verksamhet du bedriver – byggare, installatörer eller mark och anläggare, alla har samma utmaning och möjlighet här.

6. Behåll hälsa och välmående

”Den störta skillnaden är att allt kommer in automatiskt, timmar, dagboksanteckningar, ÄT:or och fakturor som jag alltid låg efter med”. Så lyder ett klassiskt citat från en tidig Next-kund. Vad den här förändringen betyder för möjligheterna till lönsamhet och tillväxt är väl en sak. Men frågan är om inte det förbättrande måendet för entreprenören är ännu viktigare.

Tjusningen med byggbranschen består till stor del av de ständigt nya projekten. Ingen vecka är den andra lik och det är närmast omöjligt att bli uttråkad. Baksidan på myntet är att det är svårt att ha kontroll på en ständigt föränderlig verksamhet. Projekt, resursbehov och nödvändig planering förändras ideligen, och man känner att man alltid ligger efter. Lägg där till de inledande utmaningarna när det gäller likviditet och långsiktig lönsamhet. Det skapar ofta en stress som kan drabba både nattsömn och hälsa.

Många företagare i byggbranschen känner garanterat igen beskrivningen ovan och någonstans är det här vi på Next känner störst stolthet. Med daglig koll på läget följer mindre oro och mindre stress och vi får helt enkelt våra kunder att må bättre. Att det sedan även medger att bolaget kan växa och öka lönsamheten kommer i någon mening som grädde på moset. Hälsan går först!

Boka en demo av Next Project

På Next brinner vi för att förvandla nedlagt arbete till kronor och ören med vetskapen om att du har full kontroll på din dagliga verksamhet. Vi är födda med hammare och spik i handen och vet vilka utmaningar du brottas med. Men vi brinner också för att hjälpa dig som företagare och entreprenör att få ner pulsen lite. Att du får bättre koll på läget och slipper känslan av att du alltid ligger efter. Boka en demo idag så berättar vi mer!

Ta en snabb titt på Next Insights

Inte övertygad om vad Next Insights kan göra för er verksamhet? Läs mer här eller boka en demo direkt så visar vi dig.

Läs vad våra kunder säger

Upptäck hur Next revolutionerar din projektledning – läs våra vittnesmål och dra nytta av fördelarna med Next.

Aerial view industrial outdoor storage

Mycket av informationen var i huvudet – Så fick JKN ordning på alla papper!

Torpheimer group

JKN ville ta ett helhetsgrepp på sin administration och samla allt på ett ställe. Företaget behövde en digital hantering som de kunde använda både inne på kontoret, på datorn och ute i fält på mobilen eller på en padda.

Next Field hjälper JM Norge att snabbare hantera avvikelser

I hjärtat av Oppegård kommun, söder om Oslo, växer ett nytt kvarter fram på Myrvoll station, där JM leder uppförandet av 480 lägenheter och 150 radhus fram till 2024. I detta omfattande projekt har Huseyin Yarar, projektingenjör hos JM, revolutionerat säkerhets- och kvalitetsarbetet med hjälp av Next Field

Interior construction site view

Hur FK Group sparar tid och ändå skapar den bästa kvalitetsdokumentationen

Kvalitetssäkringsdokumentation spelar en viktig roll i en byggorganisations dagliga verksamhet. Genom att minska antalet överflödiga och tidskrävande administrativa uppgifter och effektivisera processer kan organisationer fokusera på sina kunder, medarbetare och projekt – inte på tidskrävande administration.

Man using laptop seriously

Next Project överst på listan när Stockholm Luftkompetens valde projektverktyg

När Stockholm Luftkompetens ville hitta ett nytt och bättre projektverktyg för byggbranschen vände de sig till sitt nätverk. En VD på ett liknande bolag hade lägligt nog satt en resurs på att utvärdera olika projekthanteringssystem och Stockholm Luftkompetens tog hjälp av deras kunskap – där valet föll på Next Project.

Workers consulting laptop at site

Så fick Sandbäckens mer tid och mindre administration

Mer tid stod på önskelistan när Sandbäckens började se sig om efter ett nytt projekthanteringsverktyg. Även om det tidigare systemet fungerat, behövde medarbetarnas vardag förenklas ytterligare för att kunna lägga tiden där den bäst behövdes. Sandbäckens använder numera sina timmar på ett mycket smidigare sätt.

Lindstams Bygg company logo

Struktur och ordning för Lindstams Bygg med nytt projektverktyg anpassat för bygg

Sedan Lindstams Bygg började använda Next Project som projektverktyg för tre och ett halvt år sedan har struktur och ordning blivit vardag. Att kunna samla all återrapportering och information på ett och samma ställe har verkligen gjort skillnad.

Vårt team finns här för att hjälpa dig

Boka en demo med en av våra experter och låt oss visa dig hur dig Next kan hjälpa ditt företag