1. Delfakturera löpande arbeten

Undvik att ligga ute med för stora belopp genom att delfakturera. Ett sätt är att göra upp med kunden om att fakturera upparbetade kostnader periodvis, till exempel varje vecka eller varannan fredag. Det viktiga är att du får in pengar på kontot i samma takt som du producerar. Alternativt gör du upp med kunden om att skicka en eller flera à-conto-fakturor på fasta belopp i takt med att bygget fortskrider.

Med tidlappar, pappersfakturor och Excel-ark har det historiskt varit komplicerat att delfakturera, och med manuella rutiner är det tyvärr också lätt att missa eller dubbeldebitera kostnader. Med ett modernt systemstöd som Next Project är risken för denna typ av missar i princip noll. Timmar, fakturor, maskiner och plock från bil, lager och förråd kommer in digitalt och godkänns och bockas av som fakturerade med automatik. Det som förr tog timmar att reda ut går på minuter. Citat från en Next-kund: ”För hatade jag att sätta mig vid datorn och fakturera, nu är det ett rent nöje.” Bättre kan det inte sägas.

2. Gör upp om en betalplan vid anbudsjobb

Vid alla former av fastprisjobb bör du fundera över om du ska lyfta in en betalplan i avtalet. De allra minsta jobben kan du kanske fakturera vid projektslut. Men så snart beloppen rör sig om större belopp bör du upprätta en betalplan. Det ger dig rätt att lyfta delar av beloppet i takt med att bygget fortskrider. Betalplanen bör vara kopplad till tydliga milstolpar i projektet, till exempel: ”Grund och platta färdigställd” eller ”Stomme rest”. Se gärna till att tänka lite ”framtungt” när du plockar fram din betalplan. Se det vill säga till att tidiga aktiviteter har god ekonomisk täckning.  Det innebär att du har lite marginal i kassan under resans gång.

Ovan gäller oberoende av om du jobbar mot en kommersiell beställare eller en privatkund. Men när det gäller privatkunder är det extra viktigt att vara tydlig med vad betalplanen innebär och att det är en del av kontraktet som ni upprättar. Allt i syfte att undvika missförstånd och tvister.

3. Fakturera för ALLT

Är du van vid att jobba med löpande åtaganden vet du att kostnader i form av leverantörsfakturor aldrig är något problem att fånga. När en faktura väl landat på projektet så finns den där. Arbetstid kommer via en traditionell tidlapp eller via en mobil app. Men då dessa nästan alltid även utgör löneunderlag så brukar även dessa kostnader, förr eller senare, landa i projektet. Problemet är snarare alla övriga ”interna” projektkostnader där det ofta saknas dokumentation eller möjligen endast återfinns som kladdiga och oläsliga noteringar i en tid- eller dagrapport. Plock från lager, servicebil, förrådsmateriel, egna maskiner eller transportutrustning har därmed en tendens att rinna mellan fingrarna och aldrig landa på fakturaunderlaget.

Med ett mobilt verktyg blir det här betydligt enklare. I Next Project hittar du en funktion som vi kallar för ”favoritlistan” som är kopplad till tidrapporteringen. Den fungerar som en checklista som automatiskt dyker upp när man sparar sin dagliga tid och betyder att eget material, maskiner och daglig utrustning helt plötsligt kommer med. Det är inte alls säkert att dessa interna kostnader ska faktureras vidare, men du vill ändå veta, även internt material/materiel och maskiner innebär ju en kostnad för projektet.

Varje krona räknas och ett enkelt räkneexempel där ett bolag med 20 man ökar debiteringen med i snitt 75 kr/pers och dag ger en ökad intäkt på årsbasis på ca 350tkr. Och det beloppet hamnar på sista raden i din resultaträkning, inte så tokigt, eller hur?

4. Effektivisera ditt leverantörsfakturaflöde

Frågan är om det inte högen med leverantörsfakturor historiskt har varit den mest hatade pappershögen på skrivbordet. Många bolag har därför gått över till digital fakturahantering och vi kan garantera att inget av dessa valt att gå tillbaka till manuella pappersfakturor.

Modulen Next e-invoice är direkt integrerad i Next. Det innebär att fakturan landar hos rätt projektledare och med rätt kontering redan från start. Ser allt korrekt ut är det bara ett klick att godkänna och sedan ramlar fakturan vidare till både bokföring och in på rätt projektet i Next. Tillhör hela eller delar av fakturan en ÄTA så löser du även detta direkt i samband med att du godkänner den i Next e-Invoice – en leverantörsfaktura behöver bara hanteras en gång.

5. Håll koll på ÄTO:rna

Hur kul är det att i efterhand komma med mössan i hand och be om ytterligare betalt för ÄT:or som är dåligt dokumenterade och för sent redovisade? Får du fullt betalt? Nej, det får du nästan aldrig, bristfällig och för sen redovisning av ÄT:or är en av anledningarna till de låga marginalerna i branschen. Med ett modernt och digitalt verktyg kan du dokumentera avvikelser och ÄT:or i realtid, ofta med ett kompletterande foto. Ärendet kan därefter omgående redovisas till kunden som får besluta och eventuellt godkänna arbetet. Korrekt dokumentation presenterad för kunden i rätt tid innebär att du får betalt för utfört arbete.  Så enkelt är det med det.

Ordning och reda i ÄTA-journalen är en av de enskilt viktigaste punkterna för att upprätthålla lönsamheten i projektet och det gäller oberoende av storlek på bolag, storlek på projekt och typ av verksamhet du bedriver – byggare, installatörer eller mark och anläggare, alla har samma utmaning och möjlighet här.

6. Behåll hälsa och välmående

”Den störta skillnaden är att allt kommer in automatiskt, timmar, dagboksanteckningar, ÄT:or och fakturor som jag alltid låg efter med”. Så lyder ett klassiskt citat från en tidig Next-kund. Vad den här förändringen betyder för möjligheterna till lönsamhet och tillväxt är väl en sak. Men frågan är om inte det förbättrande måendet för entreprenören är ännu viktigare.

Tjusningen med byggbranschen består till stor del av de ständigt nya projekten. Ingen vecka är den andra lik och det är närmast omöjligt att bli uttråkad. Baksidan på myntet är att det är svårt att ha kontroll på en ständigt föränderlig verksamhet. Projekt, resursbehov och nödvändig planering förändras ideligen, och man känner att man alltid ligger efter. Lägg där till de inledande utmaningarna när det gäller likviditet och långsiktig lönsamhet. Det skapar ofta en stress som kan drabba både nattsömn och hälsa.

Många företagare i byggbranschen känner garanterat igen beskrivningen ovan och någonstans är det här vi på Next känner störst stolthet. Med daglig koll på läget följer mindre oro och mindre stress och vi får helt enkelt våra kunder att må bättre. Att det sedan även medger att bolaget kan växa och öka lönsamheten kommer i någon mening som grädde på moset. Hälsan går först!

Boka en demo av Next Project

På Next brinner vi för att förvandla nedlagt arbete till kronor och ören med vetskapen om att du har full kontroll på din dagliga verksamhet. Vi är födda med hammare och spik i handen och vet vilka utmaningar du brottas med. Men vi brinner också för att hjälpa dig som företagare och entreprenör att få ner pulsen lite. Att du får bättre koll på läget och slipper känslan av att du alltid ligger efter. Boka en demo idag så berättar vi mer!