Digitalt projektverktyg för byggbranschen – 10 tips när du ska välja

#1. Välj digitalt projektverktyg utifrån era behov

Innan du ska välja digitalt projektverktyg för era byggprojekt behöver du kartlägga era behov. För de flesta byggföretag behövs ett grundläggande system för planering, men alla verksamheter har unika behov som verktyget behöver kunna lösa för att det ska vara värt investeringen.

Många projekthanteringsverktyg kan hantera det mesta du behöver för att arbeta med olika byggprojekt. Allt från projektplanering, offerter och anbud, dokumenthantering, fakturering, budgetering och tidrapportering. Men vilka funktioner är mest relevanta för er verksamhet? Söker ni en lösning där ni kan koppla på andra system för till exempel bokföring och är det viktigt att kunna analysera och utvärdera era projekt? Planerar ni till exempel att många olika personer inom verksamheten ska använda verktyget är det viktigt att systemet är användarvänligt och lätt att lära sig, även för den tekniskt ovane.

Glöm inte att tänka långsiktigt. Att välja ett projektverktyg som löser era behov idag garanterar inte att lösa de behov ni har i framtiden. Därför bör ni välja ett system med funktioner som du kan koppla på vartefter er verksamhet växer och era behov förändras.

#2. Definiera era mål och krav

Vad det nya projektverktyget ska lösa åt er bör ni ha formulerat så tidigt som möjligt i processen, gärna innan ni ens börjar leta. Är ni främst ute efter en lösning som gör er mer effektiva och där projekten utförs i tid enligt plan? Vill ni bättre kunna följa upp projekt och jobba effektivare? Eller är målet att ni ska kunna växa och bli mer lönsamma? Har ni svar på dessa frågor underlättar det när ni väl ska välja ett verktyg. Gör en tydlig kravspecifikation och utvärdera sedan på vilket sätt olika verktyg svarar upp mot de kraven

#3. Utvärdera vilka som kommer att använda verktyget

Marknaden erbjuder en rad olika verktyg för projekthantering för byggbranschen, från enklare till mer omfattande systemlösningar med stöd för olika typer av roller. Vårt tips är att välja ett verktyg som alla roller i din verksamhet kan använda. Detta för att undvika att jobba i olika system och att behöva byta i framtiden. Därför bör du titta efter en lösning som är användarvänlig och skalbar. Målet med ett modernt projektverktyg är att effektivisera och underlätta det dagliga arbetet, eller hur?

#4. Låt inte priset avgöra ert val

Det är lätt att stirra sig blind på prislappar och välja ett alternativ som löser era behov som de ser ut idag för att hålla nere kostnaden. Risken är att du investerar i ett system som ni snabbt växer ur och att ni behöver skaffa ett nytt system senare, vilket kan bli kostsamt. 

Många avancerade digitala projektverktyg kan hantera det mesta ni behöver, men finns inte stöd för exempelvis uppföljning, uppdatering, utbildning och utveckling över tid kommer ni att halka efter och inte bli lika effektiva och lönsamma som ni hade önskat. Så istället för att leta efter det billigaste alternativet bör ni tänka framåt och fundera på vilket system som kommer att gynna er på lång sikt.

#5. Välj ett digitalt projektverktyg som är anpassat för byggbranschen

Att ni ska välja ett digitalt projektverktyg anpassat för just byggbranschen har ni sannolikt redan klart för er, men det tåls ändå att nämnas igen. Som vi skrev i inledningen erbjuder marknaden flera olika anpassade verktyg för bygg- och entreprenad, men alla erbjuder inte garanterat det som ni behöver. För att lättare hitta rätt behöver du lägga extra tid på research och att ställa rätt frågor till leverantörerna du jämför. Det kan till exempel handla om frågor som:

• Finns det stöd för projektplanering, arbetsorder och resursplanering?
• Går verktyget att använda enkelt i mobila enheter för alla medarbetare på olika byggarbetsplatser?
• Kan även medarbetare som inte pratar svenska använda systemet?
• Går det enkelt och snabbt att hitta och samla ihop specifik data såsom rapporter, avstämningspunkter och tilläggsarbeten som ett byggprojekt ofta kräver?

Fördjupa dig i varför ditt projektverktyg behöver vara anpassat efter byggbranschen.

#6. Välj ett verktyg med stöd för integration

Även om de flesta leverantörer säger att deras verktyg kan integreras och synkroniseras med andra system är det bra om du tar reda på vad de menar i praktiken. Kan deras lösningar integreras med just de system ni jobbar med? 

För att ni ska kunna växa med det nya verktyget är det fördelaktigt om det har stöd för integration med andra nyckelsystem i din verksamhet, såsom ditt bokföringssystem eller ekonomisystem. Att växla mellan olika system för olika processer är förstås möjligt, men det är inte bara tidskrävande utan leder också till en sämre överblick. Detta gör det svårare för dig och dina medarbetare att jobba effektivt på olika platser.

#7. Välj ett molnbaserat projektverktyg

Molnet är framtiden! Att välja ett digitalt projektverktyg som är molnbaserat är avgörande för att dina medarbetare ska kunna sköta det dagliga arbetet under byggprocessens olika skeden, var de än befinner sig. För byggbranschen är det speciellt viktigt att ha snabb åtkomst till information och säkra underlag för olika projekt. Se därför till att välja ett projektverktyg som möjliggör snabb åtkomst till ditt arbete i molnet.

#8. Välj en leverantör för ett långsiktigt partnerskap

Förutom att hitta ett verktyg som är anpassat för byggbranschen är även valet av partner avgörande för att ni ska få ut det bästa av er nya lösning. Ni kommer att använda projektverktyget i många år och därför bör ni se till att leverantören kan erbjuda ett långsiktigt partnerskap där ni får hjälp med att utveckla systemet vartefter er verksamhet växer.

Det är viktigt att den leverantör ni väljer själva har lång erfarenhet och besitter kunskap och kompetens om byggbranschen. Dels för att förstå era behov och dels för att ni enklare ska kunna föra en dialog och driva förändringsarbetet tillsammans.

#9. Låt implementation ta sin tid

Att komma igång med ett nytt system behöver ta sin tid. Se till att alla dina medarbetare kan komma igång med verktyget och det nya arbetssättet i sin egen takt. Säkerställ också att leverantören erbjuder generöst med tid för implementation och upplärning för att ni ska få ut bästa möjliga av ert nya verktyg. 

Sätt gärna upp delmål där ni prioriterar vad ni behöver ha på plats först och implementera vartefter. Att komma igång med ett nytt verktyg för projekthantering ska vara en del av ett förändringsarbete som alla medarbetare ska tro på och vilja vara med på. Prioritera därför den tid det tar att få med alla på tåget.

#10. Ta god tid på dig när du ska välja digitalt projektverktyg

Att hitta rätt verktyg är en process och vi vet att det kan kännas rörigt med alla olika verktyg som erbjuds på marknaden. Att ta den enkla och snabba vägen genom att låta leverantörerna sälja in ett verktyg åt er kan verka lockande. Men lägger du ner tiden på att utvärdera era behov och krav och ställa rätt frågor när du jämför olika leverantörer och verktyg, minskar du risken för att ni binder upp era i långa avtal för system som inte möter era behov. Därmed kan du känna dig trygg när du väl påbörjar en dialog med olika leverantörer.

NEXT projektverktyg för bygg- och entreprenadbranschen

Är du sugen på att ta in ett nytt projektverktyg till din verksamhet? Next är en molnbaserad tjänst och ett projektverktyg anpassat för just byggbranschen. Vårt mål är att alla våra samarbeten ska bli långsiktiga och vi värdesätter vår egen kunskap och erfarenhet av byggbranschen för att skapa de bästa förutsättningarna för våra kunder. Med vårt projektverktyg erbjuds:

• Ett användarvänligt gränssnitt där du får full överblick i realtid över dina projekt och därmed kan jobba effektivare och minska era marginaler.
• Möjligheten att integrera vårt verktyg med andra system du har idag.
• En skräddarsydd lösning kopplade till era behov idag och i framtiden – utan bindningstid.
• Möjligheten att koppla på funktioner som passar bäst efter era nya förutsättningar.

Är du nyfiken på vårt projektverktyg? 

Vi erbjuder en kostnadsfri demo, där du får möjlighet att se hur systemet fungerar utan några förbindelser helt anpassat utifrån din verksamhet. Boka den nedan så pratar vi mer!