Återrapportering för byggprojekt och digital tidrapportering

Med digital tidrapportering och återrapportering för byggprojekt kan du ta farväl av papper och penna ute i fält. Full kontroll över tidsåtgången, materialåtgången, stora tidsbesparingar och integrering med fakturering och bokföring är bara några av fördelarna.

Vad är digital tidrapportering och återrapportering?

Digital tidrapportering och återrapportering handlar om att göra inrapportering digitalt istället för på papper. Varje anställd kan rapportera via egen enhet, till exempel en vanlig smartphone.

När rapporteringen är molnbaserad samlas allt centralt på en och samma plats – i molnet. Det medför att du kan dra nytta av tidrapporteringen och återrapporteringen fullt ut i företagets administration. Det går till exempel att integrera den digitala tidrapporteringen med lönesystem och bokföring, något som spar tid.

Med ett molnbaserat system som NEXT Project eller Small Business tillsammans med NEXT Mobile är det enkelt att sätta upp en digital tidrapportering samt återrapportering för ditt byggprojekt.

Fördelar med digital rapportering för byggprojekt

Det finns många anledningar att gå över till digital tidrapportering för byggprojekt. Här är några av de många fördelarna för dig i byggbranschen med att börja rapportera digitalt.

Mer exakt tidrapportering

Med digital tidrapportering är det lättare att mäta tiden och kostnaderna mer exakt. Tidrapportering via en enkel och intuitiv app på mobil eller surfplatta gör att antalet felrapporteringar minskar. Risken för att en anställd ska rapportera fel minskar jämfört med rapportering med hjälp av papper, minneslappar eller Excelark.

När du får full koll över hur många timmar som används och vad de läggs på blir det genast mindre borttappad tid. För dig som företagare innebär det mer timmar att fakturera.

Tydligare återrapportering

Återrapportering som komplement till tidsrapportering innebär återrapportering av materialanvändning, verktygskostnader samt digital dagboksnotering. Genom tidsrapportering med återrapportering så får du som företagsledare eller projektledare full koll på vad som händer ute på fältet i ditt projekt.

Genom daglig rapportering får du nästintill realtidsuppdatering om vad som sker i projektet. Med hjälp av den digitala tidrapporteringen och återrapportering får du underlag både till byggdagbok, rapporter till kund och vattentätt underlag till fakturering.

Mindre administration

När en anställd rapporterar in tiden och material via den molnbaserade rapporteringen blir den genast synlig för dig eller företagets administration.

Anställda behöver inte lämna över några timlistor. Du eller lönekontoret behöver inte lägga någon tid på att föra över timlistan till datorn. Genom återrapporteringen samlas informationen i projektet på samma ställe, du får betalt för dina kostnader och har bättre underlag när du ska fakturera. Det blir lätt en besparing på flera timmar i veckan som ni kan lägga på annat arbete.

Helt mobilt

Med en molnbaserad digital tidrapportering och återrapportering från fält får du ett kraftfullt verktyg som alltid är tillgängligt. Så gott som alla använder numera en smartphone. Därmed behöver arbetsplatsen inte köpa in någon dyr utrustning för att kunna rapportera tiden digitalt. Om det mot förmodan finns anställda som föredrar att inte använda smartphone går det alltid att ordna med en enklare surfplatta för tidrapportering på byggarbetsplatsen.

Dagliga faktureringsunderlag och löneunderlag

Digital tidrapportering medför även mer övergripande tidsbesparingar i organisationen. Så snart en anställd rapporterat in tiden skickas uppgifterna upp i molnet. Där finns de direkt tillgängliga för företagets fakturasystem och lönesystem med hjälp av en integration.

Du kan till exempel sätta upp regler i systemet för hur OB-timmar och övertid ska räknas. Genom detta skapas en helhet av tidrapportering, du ser dina timkostnader i projektet, dina debiterbara timmar gentemot kund osv. Därefter bokförs den inrapporterade tiden automatiskt på ett korrekt sätt i systemet.

Smidig fakturering

Det finns många fördelar med att integrera tidrapportering, återrapportering och fakturering.  Till att börja med kommer du alltid att ha alla arbetade timmar samt material med noteringar, foton etc. samlade på ett och samma ställe. Timmarna finns redan i samma system som maskiner och material. När du återrapporterar kan du även belasta små service- och arbetsorder eller separata ÄT:or, genom detta skapas ett underlag som därför är lätt att fakturera.

Arbetar du gentemot privatpersoner och behöver du räkna ut ROT eller RUT? När tidrapporteringen kopplas ihop med faktureringen kan det lösas med ett par klick. Med integrerad tidsrapportering och återrapportering kan systemet enkelt tolka vad som är möjligt att dra av enligt gällande ROT eller RUT-regler.

Du kan sedan lätt kontrollera och korrigera alla poster innan du låser underlaget och skapar en faktura. När du skickar iväg fakturan förs alla uppgifter över till bokföringsprogrammet, helt per automatik genom en integration.

Du sparar lätt många timmar varje månad på din fakturering med hjälp av digital tidrapportering och återrapportering samtidigt som du får en tydligare överskådlighet av projektet.

Koppla in karta

Det går att koppla ihop en digital tidrapportering och återrapportering med så kallade geodata. När du gör det samlar appen in information om var rapporteringen sker. Det kan vara särskilt praktiskt ifall du jobbar med mången små service- eller arbetsordrar. När varje tidrapport och återrapportering lagras med information om plats blir det lätt att hitta och sortera bland alla tidrapporter senare.

Samma information kan dessutom användas för att anställda lättare ska kunna hitta till byggarbetsplatsen. Detta uppskattas speciellt för små och tillfälliga uppdrag som ligger en bit bort från de större vägarna samt kan användas för att skapa en effektiv daglig rutt för att minska kostnaderna.

Lättare att hålla budgeten

Ibland går projekt över budgeten och då är det främst kostnaderna för arbetstiden som drar i väg. Få tydligare och enklare projektbudgetering med hjälp av rätt informationsunderlag.

När du använder digital tidrapportering och återrapportering för dina byggprojekt kan du sätta fingret på exakt vad och var oplanerade arbeten inträffar. Du utvecklar din verksamhet och tar betalt för ditt arbete så du täcker dina kostnader.

Händer det en gång är det kanske inte svårt att analysera. I större projekt däremot eller då du försöker skapa dig en bild av alla uppdrag under året – då underlättar det att ha tillgång till all information digitalt. Sök, sortera och filtrera fram den information du behöver tills du kan identifiera vad som behöver förändras. Genom att ge projekten/arbetsorderna olika egenskaper i början i uppstarten kan du sedan sortera fram hur vardera uppdrag går och hur du kan effektivisera din verksamhet och skapa en bättre likviditet.

Enklare budget och prognos

För att göra en trovärdig budget och prognos för det fortsatta arbetet behövs korrekta inputs och data från fält i kombination med leverantörsfakturor på exempelvis underentreprenörer och material. Exakt information om hur mycket arbetstid som gått åt är till stort stöd i detta arbete och du får en tydlig uppföljning på vad som för många är det högsta kostnadsstället.

Med tidrapportering och återrapportering som innefattar digital ÄTA-hantering blir underlaget ännu mer komplett. Genom att låta verksamma på fält skapa underlag för ÄT:or direkt i mobilen får du bättre och snabbare underlag för att skapa lönsamhet i affären. Du kan få in uppgifter som ÄTA-specifikation och löpande ÄTA-journal direkt i programmet, med upparbetat tid och material, separat redovisat från ditt grundåtagande.

Filtrera bland informationen efter typ av projekt för att skapa budgetunderlag som återspeglar den kommande periodens förväntade inriktning.

När tidrapporteringen och återrapporteringen från byggprojektet integreras med andra administrativa system spar du mycket tid. Det är en skön känsla att ha alla data tillgängliga i realtid. Du får bättre kontroll över verksamheten och det blir lättare att planera, administrera och styra företaget i rätt riktning.

Så skaffar du digital tidrapportering och återrapportering

Att ställa om till digital tidrapportering och återrapportering är mycket lättare än vad många föreställer sig. Hemligheten ligger i att anlita en leverantör med en lösning för rapportering som är skräddarsydd för just byggbranschen. En bransch som har många inriktningar men i grunden är lika varandra.

NEXT affärs- och projekthantering med digital återrapportering är en veteran inom byggbranschen. Redan 1994 utvecklade vi den första versionen av NEXT för NCC. Sedan dess har NEXT vuxit till att bli ett komplett molnbaserat affärssystem.

Idag kan du välja mellan två paket beroende på ditt byggföretags storlek:

• NEXT Small Business: Passar företag med 1 – 10 anställda
• NEXT Project: Passar företag i alla storlekar från 5 anställda och uppåt

Oavsett vilket av de två paketen du väljer ingår NEXT Mobile som möjliggör tidrapportering och återrapportering via mobilen ute i fält.

Är du nyfiken på systemet? Här kan du titta på vårt korta webinar med vår expert Nils Nordenjack för att se hur ett digitalt affärs- och projekthanteringssystem kan underlätta vardagen för dig inom bygg och anläggning.