Vill du också använda dig utav marknadens mest kompletta molnbaserade affärssystem för byggbranschen?

Troligtvis har du både krav och förväntningar på vad ett komplett molnbaserat system ska ge dig. Med många projekt i luften samtidigt är användarvänlighet och överblick viktigt. Även att du verkligen kan hantera allt det dagliga arbetet i ett och samma system – du förstår själv hur mycket tid du sparar om du slipper leta när du ska få ihop en faktura eller en ÄTA-spec.

Med ett digitalt och mobilt affärs- och projektverktyg kan du få ditt företag att växa. Next Project erbjuder allt du behöver för den dagliga administrationen oavsett om du har ett litet, medelstort eller rikstäckande bygg-, service- eller entreprenadföretag. Komplett mobil koppling till personal i fält innebär daglig återrapportering av tid, resor, material och dagbok. Det gör att du dag för dag vet exakt vad som händer ute på fältet.

I den här guiden får du, i fem enkla steg, tips om hur du får bättre koll på dina mer småskaliga projekt. Öka i tillväxt och förbättra dina marginaler.

Steg #1 Fånga data på fältet

Tidrapporteringen på papper, foton i telefon, kladdiga följesedlar och sms eller mail – sätten att dokumentera vad som sker på bygget kan vara många. Jobbar du med småskaliga projekt och service är det av största vikt att ”fånga dagen”, det vill säga att löpande få in uppgifter om dagens arbete. Med dagens arbete menar vi inte bara nedlagda timmar, en NEXT-återrapportering innebär utöver timmar; resor, plock från bil och förråd, användande av egen utrustning, dagboksanteckning, bilder och registrering av avvikelser/ÄTA. Med NEXT mobila återrapportering får vi din personal att rapportera enligt ovan varje dag och du får helt enkelt betalt för det du faktiskt levererat till din kund.

Steg #2 Tydlig och professionell offert

I ett mindre projekt finns nästan aldrig kompletta handlingar tillgängliga för att exakt definiera uppdragets omfattning. Det är inte så konstigt att det är på detta sätt – att plocka fram handlingar är dyrt och det ryms helt enkelt inte det lilla projektets budget. Tyvärr leder bristen på dokumentation inte sällan till olika förväntningar på projektresultatet och det här kostar alltid pengar att reda ut.

Här kommer ett par tips på vägen:

  • Använd en standardiserad offertmall som tydligt anger vad som gäller för t.ex. tider, resor, tilläggsbeställningar, materialtransporter, tillgång till el/vatten och alla andra rutiner som kan uppfattas på olika sätt.
  • Gå gärna syn på arbetsplatsen med kameran i högsta hugg och skicka med som bilagor till offerten. Alla kunder uppskattar en tydlig och professionell offert – här ökar du inte bara projektets marginal, du bygger varumärke och kan ta bättre betalt också.

Steg #3 Håll koll på ÄT:orna

Det ska sitta i ryggmärgen att dagboksnoteringar, foton och dokumentation av avvikelser ska skrivas varje dag i samband med att man avslutar jobbet. För handen på hjärtat – vem minns på fredagen vad som hände i början på veckan och hur lätt är det att fota avvikelser som redan är inbyggda? Hur kul är det att i efterhand komma med mössan i hand och be om extra betalt för ÄT:or som är dåligt dokumenterade och hur ofta får du fullt betalt för detta arbete? Kort sagt, har du komplett dokumentation kommer du att få fullt betalt för det arbete du faktiskt lagt ned, inklusive ÄT:or. Och skulle det ändå bli diskussion om vad som hänt eller vad som gäller så är det du som sitter med bäst dokumentation – du vinner den fighten och du kan aldrig ha för mycket dokumentation.

Steg #4 Håll koll på ekonomin

Hur många miljarder rinner varje år mellan fingrarna på bolagen i den svenska byggbranschen beroende på att alla nedlagda kostnader inte landar på en faktura? Problemet finns där, oberoende av om du jobbar med fasta priser eller på löpande räkning. Det beror dels på utmaningen att få komplett redovisning från arbetsplatsen, men även på utmaningen att följa inkommande leverantörsfakturor och den totala projektekonomin. Digital fakturahantering innebär att inkommande fakturor landar direkt under projektet och du kan löpande, mer eller mindre i realtid, se timmar och projektekonomi. Har du dålig koll riskerar du att bli rejält svettig när det är dags att slutfakturera och du inser att jobbet blev 100.000 kr dyrare än beräknat och att kunden knappast kommer att ta hela denna merkostnad. Du riskerar att sitta med Svarte Petter och ett tips på vägen för att undvika detta är att upprätta en enkel projektbudget, det är ett ovärderligt verktyg för att löpande ha kontroll på projektet.

Steg #5 All dokumentation på ett och samma ställe!

Att hoppa runt mellan olika system, mejla och ringa runt till personal, konsulter, och underentreprenörer, för att inte tala om att leta efter dokument, foton och fakturor – är som upplagt för missförstånd och oreda. Dessutom är det enormt tidskrävande och utdaterat. Med ett helt sömlöst digitalt system kan du samla all information på en gemensam plats och därmed också dela informationen med alla som ska ha tillgång till den. Din personal ute på arbetsplatsen kan plocka upp en ritning eller en arbetsorder direkt i sin telefon eller padda och veta att det är den senaste versionen och beställaren kan få tillgång till dagboksnoteringar och fakturor. Förstå hur mycket tid det sparar!