Kontakt
sales@next-tech.com
Telephone: 013-470 40 13
Registrera dig för vårt nyhetsbrev och få uppdateringar direkt till din inkorg
Som projektledare har du följt projektet noga. Timmarna är inne, fakturorna på väg, och marginalen ser hyfsad ut. Och så dyker det upp en faktura du inte räknade med. Plötsligt är projektet i minus, och det enda du vet säkert är att det inte var det för tre veckor sedan.
Det är inte slarv. Det är hur kostnadsbilden fungerar i de flesta byggprojekt, enligt Kristian Eng, produktexpert på Next. Han möter dagligen bolag som brottas med just det.
Data som alltid ligger efter
Leverantörsfakturor kan ligga 30 till 60 dagar i ett attestflöde innan de landar i projektet. Timmar har rapporterats men inte godkänts ännu. Material har förbrukats men inte konterats. Det du ser i systemet speglar inte nödvändigtvis vad som hänt den senaste månaden, utan vad som hunnit registreras fram till ett visst datum.
Det är ett problem som förstärks av att många system är tröga att arbeta i. Ju längre tid det tar att föra in en kostnad, desto äldre är bilden när den väl dyker upp.
– Man tittar egentligen på gammal data hela tiden. Har man tröga system eller långa attestflöden kan det se ut att gå bra, fast det egentligen har hänt saker man borde ha reagerat på, säger Kristian Eng, produktexpert Next.
Kristian Eng
Produktexpert på Next
Var uppstår glappet?
Glappet mellan vad projektet faktiskt kostar och vad som syns i systemet har sällan en enda orsak. Det handlar om flera saker som samverkar och som var för sig kanske inte verkar avgörande, men tillsammans skapar en kostnadsbalans som stämmer dåligt med verkligheten.
Enfaktura är dåligt märkt och fastnar länge i attestflödet. Tillkommande arbeten löses på plats men hamnar i det vanliga projektkontot utan att särredovisas. Och sen finns det kostnader som försvinner helt utan att någon vet om att de ska komma: en transport beställd via telefon, en maskin inhyrd med kort varsel, material plockat från ett annat projekt för att det gick fortare.
–Det är ofta en kombination. Fakturor som dröjer, tilläggsarbeten som gömmer sig i avtalsfakturan, och kostnader som beställts muntligt utan att någon kopplat dem till en order. Och så dyker alltihop upp två månader senare och ingen riktigt vet vad som avser vad, konstaterar Kristian.
ÄTA-arbeten som inte fångas i tid
I byggprojekt löser du problem på plats och projektet rullar vidare. Det är rätt beslut. Men om det tillkommande arbetet inte dokumenteras direkt är det svårt att rekonstruera efteråt vad som hände, vad det kostade och vem som ska betala. Och ju mer tid som går desto mer försvinner i glömska.
– Sätter man sig ner en vecka senare och ska nysta i vad det var, är det inte riktigt någon som kommer ihåg något längre. Och har man många sådana ÄTA-arbeten behöver det inte vara jättedramatiska belopp på var och en för att det ska springa iväg, förklarar Kristian.
Resultatet är att du får kostnaden men missar intäkten och påslaget vid vidarefakturering. Med de marginaler som är vardag i branschen just nu räcker det inte med många sådana missar innan ett projekt som såg hyfsat ut plötsligt ser betydligt sämre ut.
Att se det i tid
Skillnaden mellan den som fångar avvikelser tidigt och den som ser dem först i slutfakturan handlar inte om erfarenhet eller intuition. Det handlar om huruvida kostnaderna görs synliga när de uppstår, inte när de till slut hinner registreras. Och det kräver både rätt arbetsrutiner och ett systemstöd som håller bilden aktuell.
– Bryt ner projektet i delar och stäm av månadsvis, inte kvartalsvis. Då ser du de små avvikelserna innan de hinner bli stora. Och är det enkelt att göra uppföljningen görs den faktiskt, menar Kristian Eng.
Systemet löser det inte åt dig
Rätt systemstöd gör skillnad, men det ersätter inte rutinerna. Kort godkännandetid för tidrapporter, strukturerade inköp och ätor som dokumenteras direkt på plats i mobilen, det är kombinationen som faktiskt förändrar bilden. Ett system kan göra det enklare att göra rätt, men det kan inte skapa ett arbetssätt som inte redan finns.
– Man behöver komma närmre realtiden. Tittar man för länge i backspegeln är det ibland för sent, och så kommer man med sina kostnader i efterhand till beställaren och skapar friktion. Att jobba proaktivt istället för reaktivt, det är det som gör skillnaden, avslutar Kristian Eng.
Det handlar i grunden om att veta hur projektet faktiskt går. Inte hur det gick.
5 saker att ha på plats för bättre kostnadskontroll
- Korta ned attestflödet. Fakturor som fastnar i veckor gör att du alltid tittar på gammal data.
- Dokumentera ÄTA-arbeten direkt på plats, inte en vecka senare när ingen minns detaljerna.
- Stäm av projektet månadsvis, inte kvartalsvis. Små avvikelser hinner bli stora om du väntar.
- Se till att muntliga beställningar kopplas till en order innan de försvinner i glömskan.
- Ge projektledarna verktygen att följa upp löpande. Inte bara när något redan har gått snett.
Vill du se hur Next hjälper dig att hålla koll i pågående projekt? Boka en demo med en av våra experter.
