5 Vanliga misstag när du ska byta affärssystem för byggbolaget

Vilka associationer får du av frasen “byta affärssystem”? Kanske tänker du att ett nytt system skulle bli krångligt, dyrt och ta lång tid att implementera. Jobbar du i byggbranschen är du förmodligen också orolig för att systemet inte skulle användas av personal ute i fält. Men så behöver det inte vara. Den här artikeln listar fem vanliga misstag som byggbolag gör när de byter affärssystem – och hur du undviker dem.

1. Systemet är inte mobilanpassat

Syftet med att implementera ett nytt affärssystem är att effektivisera verksamheten. För att uppnå detta behöver alla anställda både kunna rapportera in och hitta information i ett och samma system. Ett affärssystem kan vara hur bra som helst för kontorsanställda som främst sitter vid datorn – är det svårjobbat i mobilen kommer det inte att användas av personalen på fält. Då faller hela poängen. När det är dags att byta affärssystem, se därför till att ditt nya system är utvecklat för att fungera smidigt i mobilen. 

2. Systemet är inte anpassat efter byggbranschen

Byggbranschen har rykte om sig att vara gammaldags och analog, vilket lockar techbolag som ser en marknad i behov av digitalisering, men som själva saknar förankring i byggbolagens vardagliga arbete. När du bedömer ett affärssystem behöver du därför hålla huvudet kallt och inte låta dig imponeras av flashiga funktioner som inte tillför något värde i just ditt företag. Välj istället ett system som är specifikt utvecklat och anpassat för byggbranschen, och som används framgångsrikt av verksamheter som liknar din egen. 

3. Du tänker för kortsiktigt när du ska byta affärssystem

Du som jobbar i byggbranschen är van att jaga marginaler. Men när du ska köpa in ett nytt affärssystem behöver du ta ett steg tillbaka för att få ett större perspektiv. Om du väljer ett system som är anpassat efter hur dina behov ser ut just nu riskerar du att låsa fast dig vid en lösning som du snabbt växer ur. I det långa loppet lönar det sig att investera i ett system som ger dig utrymme att växa, med funktioner och moduler som du kan koppla på i takt med att dina förutsättningar förändras. Därmed slipper du gå igenom processen att byta system igen efter bara något år.

Tips! Lär känna tecknen som visar om du har vuxit ur ditt affärssystem. 

4. Du låser upp dig med lång bindningstid

Om du gillar vad du ser under säljpresentationen, och dessutom blir erbjuden ett bra pris, kan det där med bindningstid kännas som en oviktig detalj. Men tänk dig att du bara efter några månader med ditt nya affärssystem upptäcker att det saknar funktioner som du skulle ha nytta av, eller att supporten från leverantören inte lever upp till dina och medarbetarnas förväntningar. Då kan du behöva dras med ineffektiv administration och missnöjda medarbetare under flera år i väntan på att avtalet löper ut. Eller bli sittande med dubbla kostnader om du behöver köpa in ytterligare ett system för att kompensera för bristerna i det du redan köpt. Välj därför en leverantör utan bindningstid så har du full flexibilitet att avsluta samarbetet när du själv vill. 

5. Du underskattar vikten av integrationer och implementering

Är du själv inte systemtekniskt kunnig så kan det här med integrationer verka krångligt. De flesta leverantörer säger sig erbjuda integrationer, men vad innebär det i praktiken? Nöj dig inte med ett ja-svar på frågan om integrationer, utan ställ följdfrågor. Vilka andra system kan systemet kommunicera med, vilken typ av information överförs och handlar det om envägs- eller tvåvägskommunikation? Underskatta inte heller tiden det tar att få alla anställda att komma igång med ett nytt system. Säkerställ därför att leverantören erbjuder generöst med tid för implementering och upplärning så att ni får ut största möjliga nytta av ert nya affärssystem.

Vill du veta mer om fördelarna med rätt digitala affärssystem i byggbranschen? Missa inte vår artikel 3 smarta sätt ett nytt affärssystem kan förenkla vardagen som projektledare inom bygg!