Fakturering är en av de absolut viktigaste delarna av att driva företag – att faktiskt ta betalt för det fantastiska arbete du utför åt dina kunder. Ändå är det så att du som egenföretagare säkert känner igen dig i att tiden ofta inte räcker till för att sitta med din fakturering. Blir det ofta så att dina kvällar eller helger går till att skapa och skicka ut dina fakturor? Du är inte ensam, men det positiva är att det finns ett sätt att komma runt det.
Digitala faktureringsprogram gör att din fakturering lättare och mindre tidskrävande. I denna artikel kommer du lära dig fördelarna med att sköta alla din fakturering online, på en plats, med ett enkelt faktureringsprogram. Det kan användas för dig som driver byggföretag, som är hantverkare, elektriker eller driver ett annat småföretag.
De regler som gäller vid fakturering
Fakturering i Sverige är reglerad av mervärdesskattelagen som säger att fakturering måste ske vid all typ av momspliktig försäljning, oavsett hur högt eller lågt försäljningsbeloppet är.
Generellt sett gäller dessa faktureringsregler vid all försäljning inom Sverige, vid försäljning inom EU, när en såld vara eller tjänst nyttjas i ett annat EU-land, samt vid export av tjänster och varor. Som vanligt vid regler finns det också en rad undantag. Du hittar dem på skatteverkets hemsida.
Hur en faktura ska se ut och vad den måste innehålla
När du skapar en faktura måste den alltid innehålla följande element:
- Namn och adress till säljaren
- Namn och adress till köpare
- Vilken typ av vara eller tjänst som fakturan avser
- Datumet när fakturan är skapad
- Datum då fakturan ska betalas
- Den aktuella skattesatsen och momsen för din vara eller tjänst
- Ett löpnummer som är unikt för varje faktura
- Ditt som säljare momsregistreringsnummer
- Köparens momsregistreringsnummer (om köparen har omvänd skattskyldighet)
Det finns undantag då en förenklad faktura kan användas. En förenklad faktura behöver endast visa datum,namn, adress, typ av vara eller tjänst och det belopp som kunden ska betala i moms.
Att använda fakturamallar och hur de fungerar
Fakturamallar är i sin enkelhet en mall över fakturor som gör det lätt för dig att fakturera online. I ett faktureringsprogram finns oftast färdiga mallar som du kan använda för att skapa dina fakturor i. När du använder dig av en fakturamall från ett faktureringsprogram garanterar du också att du får med alla obligatoriska element som är listade i avsnittet ovan och som krävs enligt lag för att skicka och ta betalt via en faktura.
Hur ett OCR-nummer fungerar
OCR står för Optical Character Reading och fungerar som ett slags referensnummer för dig som företagare. Ett OCR-nummer består endast av siffror och baseras på ditt fakturanummer.
Genom att ange ett OCR-nummer någonstans på dina fakturor kan då själv se vilka av dina fakturor som har blivit betalda och inte. Du kan lägga in en spärr på dina fakturor som gör att dina kunder inte kan betala dina fakturor utan att först ange OCR-numret för fakturan.
För att kunna använda dig av OCR-nummer behöver du göra ett avtal för detta med din bank samt använda dig av ett fakturasystem som kan skapa dina OCR-nummer. När dina kunder sedan anger aktuella OCR-nummer kommunicerar din bank och faktureringssystem med varandra för att du ska kunna få en överblick av vilka fakturor som är betalda. Vi återkommer till mer detaljer över hur faktureringssystem fungerar senare i denna artikel.
Hur du skapar fakturor med ROT och RUT
Om du har ett företag som säljer tjänster inom renovering, ombyggnad och tillbyggnad (ROT) eller inom rengöring, underhåll och tvätt (RUT) så kan du skapa en faktura enligt ROT och RUT regler.
ROT-avdrag gäller endast för de av dina kunder som använder sig av dina tjänster på en fastighet eller bostadsrätt de själva äger. De kan då få en skattereduktion på 50% av totalkostnaden men som mest 50 000 kr per person och år. Dina kunder kan få ett RUT-avdrag på 25 % av arbetskostnaden från skatteverket vilket som högst kan uppgå till 50 000 kr per person och år.
När du skapar fakturor för ROT och RUT måste du (utöver de standarduppgifter en vanlig faktura kräver) uppge följande element:
- Din kunds personnummer
- Vilken typ av arbete som utförts
- När och var arbetet utförts
- För ROT måste fastighetsbeteckning finnas med
- Fördelningen av kostnaden: arbete, material, övrigt
- Totalbeloppet på fakturan
- Den totala storleken på skattereduktionen
Det absolut lättaste sättet att hantera dina fakturor för RUT och ROT är att använda ett digitalt faktureringsprogram som gör alla beräkningar åt dig automatiskt och kontrollerar att du har med alla uppgifter som krävs.
Hur en e-faktura fungerar och vad ett EDI-format är
En e-faktura är helt enkelt det elektroniska sättet att hantera fakturor vilket gör det möjligt för dina kunder att betala sina fakturor automatiskt på förfallodagen. Det är både det smidigaste och säkraste sättet att hantera dina fakturor då de levereras direkt till dina kunders affärssystem eller eller bank.
EDI står för Electronic Data Interchange och är en standardformat för elektroniska fakturor som är mer strukturerat än en vanlig e-faktura.
Läs vidare om hur vår fakturadistributionstjänst c-Invoice.
Hur ett faktureringsprogram fungerar
Det absolut enklaste och säkraste sättet att sköta din fakturering är genom att använda ett faktureringsprogram. Det är ett verktyg som gör det snabbare och enklare att fakturera och som även ser till att du får med allt som dina fakturor enligt lag måste innehålla.
Du samlar på ett smidigt sätt alla de timmar du har arbetat och eventuella maskiner och material på ett enda ställe. När du sedan ska skapa dina fakturor kan du också lyfta alla dina debiterade poster automatiskt till ditt fakturaunderlag. Detta underlag kontrolleras, justeras och kompletteras sedan automatiskt innan du låser din faktura för att skickas iväg till kund.
Eventuella bilagor (till exempel leverantörsfakturor, foton eller andra dokument) som behövs som stöd till dina fakturor kan du infoga automatiskt. Vid beräkning av till exempel ROT- och RUT-avdrag kan du med hjälp av faktureringsprogrammet ta fram det korrekta beloppet.
När det är dags att skicka iväg fakturan väljer du själv om den ska skickas via post, mejl eller via EDI direkt. Då fakturan väl är skickad sker även en automatisk överföring till ditt bokföringssystem så du kan hantera din reskontra och bokföring. Samtidigt skapas även en elektronisk kopia av din faktura som du enligt lag är skyldig att spara i ett visst antal år.
Läs mer om hur NEXT fakturering fungerar.
