Silos i byggkoncerner: Den dolda bromsklossen för tillväxt

I byggkoncerner där varje bolag använder sitt eget system växer kostnaderna tyst i bakgrunden. Som ett resultat ökar administrationsbördan – och ledningen fattar beslut på felaktig information. Överblicken minskar, möjligheten att agera snabbt krymper, och värdefulla synergier mellan bolagen går förlorade.

Kristian Eng, produktexpert på Next, har träffat många byggföretag som kämpar med just de här utmaningarna. Han berättar hur fragmenterade arbetssätt inte bara skapar merarbete, utan också försvårar för ledningen att fatta rätt beslut på en jämförbar grund.

— När ekonomi, projektledning och inköp inte använder samma system blir det som att titta på verksamheten genom ett suddigt filter. Du ser konturerna, men samtidigt missar du detaljerna som verkligen avgör lönsamheten, säger Kristian.

Små skillnader som får stora konsekvenser

Många byggkoncerner har vuxit genom förvärv. Detta medför ofta en blandning av arbetssätt, system och rutiner. På pappret kan det fungera – men i praktiken skapar det silos där varje bolag, och ibland varje avdelning, arbetar på sitt eget sätt. Ekonomiavdelningen använder kanske ett system, projektledarna ett annat, och inköpen sker i manuella Excelark. Som en följd blir uppföljningen tidskrävande och jämförelser mellan bolag svåra.

— Om projekttyper, ersättningsformer eller budgetmallar ser olika ut i bolagen kan man inte göra en rättvis analys på koncernnivå. Därför missar man chansen att upptäcka varför vissa projekt ger högre lönsamhet än andra – eller vilka arbetssätt som borde spridas till fler, säger Kristian.

Kristian Eng

Produktexpert på Next

När bristen på standardisering kostar pengar

Bristen på enhetliga processer påverkar inte bara rapporteringen – den kan leda till direkt ekonomisk förlust. Om en projektledare saknar aktuella inköpsavtal kan beställningar hamna på sämre villkor. Om en risk i ett projekt inte dokumenteras korrekt, kan den missas tills det är för sent att agera. När medarbetare letar information i olika mappar, servrar eller personliga arkiv förloras dyrbar tid.

Kristian ser stora möjligheter här: små förbättringar kan ge stora vinster.

— När alla använder samma begrepp, rutiner och arbetssätt kan ledningen agera snabbare och mer träffsäkert. Mönster blir tydliga, och åtgärder kan sättas in i tid, säger han.

Balansen mellan standard och flexibilitet

Att standardisera arbetssätt tar inte bort lokal frihet – tvärtom frigör det tid och resurser för bolagen att fokusera på det som verkligen skapar värde. Kristian menar att nyckeln är att definiera vilka processer som ska vara gemensamma, samtidigt som man tillåter lokala anpassningar.

— Om koncernen har 15 orter kan leverantörerna variera lokalt, men avtalsprocessen och uppföljningen kan ändå vara densamma. Det handlar om att kombinera stordriftsfördelar med lokal flexibilitet, förklarar Kristian.

Från nulägesanalys till gemensamt arbetssätt

Kristian rekommenderar att börja med en inventering av nuläget. Hur arbetar bolagen idag? Vilka system använder de, och var uppstår dubbelarbete eller informationsluckor? Kartläggningen visar tydligt var förbättringar ger mest effekt.

Sedan bör förändringen tas stegvis.

— Många vill införa allt på en gång, men då riskerar man att tappa organisationen på vägen, säger Kristian. Börja med de delar som ger störst effekt, och bygg vidare därifrån.

Tekniken som möjliggörare

Ett gemensamt verksamhetssystem kan spela en avgörande roll – inte som ett självändamål, utan som verktyg för att stödja en gemensam arbetsmodell. När projektledning, ekonomi och inköp använder samma system blir informationen tillgänglig för alla i realtid. Då får både bolags- och koncernledning den överblick som krävs för att agera snabbt och välgrundat.

Med Next kan koncerner samla projekthantering och ekonomistyrning på ett ställe – och samtidigt skapa en kultur av samarbete och transparens som gör hållbar tillväxt möjlig.

— Ett nytt system är bara så bra som processerna man bygger in i det. Om man inte bestämmer hur man ska arbeta, riskerar man att bara flytta över gamla problem till en ny plattform, påpekar Kristian.

Steg för steg – så minskar du kostnaderna och ökar kontrollen

Inventera nuläget – identifiera skillnader och flaskhalsar i arbetssätt och system.
Standardisera kritiska processer – definiera vad som ska vara gemensamt för hela koncernen.
Behåll lokal flexibilitet – anpassa där det ger värde, men håll fast vid gemensamma rutiner.
Inför förändringar stegvis – börja där effekten blir störst och bygg vidare.
Säkra systemstödet – välj ett verktyg som stödjer just era processer och gör data tillgänglig i realtid.
Välj ett system som passar alla delbranscher – välj ett system som fungerar för allt ifrån byggservice, installation och service till mark och anläggning och entreprenad.

Ta vara på den gemensamma kraften i koncernen med Next

Vi på Next tror att koncerner kan växa utan att tappa entreprenörskraften i de enskilda bolagen – genom att sätta gemensamma ramar för projekthantering och styrning. Med rätt balans mellan struktur och flexibilitet kan koncernen sänka kostnader, öka lönsamheten och fatta bättre beslut.

Vill du veta hur? Boka en demo eller kontakta oss – så visar vi hur Next kan hjälpa din organisation att ta nästa steg.