Fullt upp på bygget idag, tomt om sex veckor? Så får ni koll på orderbok och beläggning

Att veta hur mycket jobb man har framför sig borde vara enkelt. Ändå fattas anställningsbeslut och ja-eller-nej till nya jobb ofta på känsla, inte fakta. En känsla är inte samma sak som en siffra, och när VD:n frågar sig hur beläggningen ser ut framöver är svaret sällan glasklart. Det menar Kristian Eng, produktexpert på Next, som möter frågan om orderbok och kapacitet i nästan varje kundsamtal.

Magkänslan om beläggningen är oftast rätt, men går inte att dela

I mindre och medelstora byggbolag är det sällan ett dedikerat planeringsteam som håller koll på beläggningen. Det är en VD eller platschef med lång erfarenhet, som med tiden byggt upp en känsla för läget.

– Man har byggt upp den här känslan under lång tid, och den blir bättre och bättre. Problemet är att den är väldigt svår att dela med någon annan. Man kan inte skala ett bolag på en enda persons magkänsla, säger Kristian.

Det är inte antalet inkommande förfrågningar som avgör beläggningen, utan hur mycket kapacitet som frigörs när projekt avslutas eller upptas av nya. Ju längre fram i tiden man försöker se, desto mer blir planeringen en spåkula.

Kristian Eng

Produktexpert på Next

Två sidor av samma problem: över- och underbeläggning

Överbeläggning märks sällan direkt. Det som händer är att man snabbt behöver hyra in maskiner eller extra personal, ofta för sent för att göra smarta inköp.

– Är man ute i god tid går det att minimera risken för att stå utan resurser. Men löser man det här med sena inköp och tvära kast, hamnar man nästan alltid på ett pris man aldrig räknade med i kalkylen, säger Kristian.

Kostnaden syns sällan som en egen rad i bokföringen, utan göms i förflyttningar mellan projekt, ÄTA-arbeten som inte hinner dokumenteras och kvalitet som får en törn när ovan personal kastas in i nya uppgifter.

Motsatsen, underbeläggning, är minst lika kostsam men svårare att upptäcka. En maskin eller anläggare utan uppdrag kostar pengar utan att synas i ett specifikt projekt, den försvinner rakt in i overhead.

– Jag frågar ofta kunder om de har koll på sina resurser. Har ni inga maskiner som bara står och inte används i något annat projekt? Svaret är nästan alltid ja, säger Kristian.

I värsta fall upptäcks glappet så sent att det blivit ett säljproblem snarare än ett planeringsproblem.

Informationen finns. Den är bara inte samlad

Enligt Kristian handlar orderboksproblemet nästan aldrig om att information saknas. Den finns, men utspridd: anbud hos den som räknar på jobb, produktionsplaner hos platschefen, resten i huvudet på en eller ett par nyckelpersoner. Ofta finns det också ett imponerande Excel-ark, byggt och underhållet av en enda person, som uppdateras med några veckors mellanrum.

Ett exempel han återkommer till: ett byggbolag med drygt 30 anställda hade ett rekordår och kände sig fullbokat. I februari tackade de nej till en förfrågan eftersom kalendern kändes tight. I maj visade det sig att tre projekt hade skjutits fram av beställaren och två avslutats tidigare än planerat. Resultatet blev ett glapp på sex till sju veckor för ett helt arbetslag, mitt i högsäsong.

– De hade all information som behövdes. Den låg bara i fem olika huvuden och två Excelark. Ingen hade lagt ihop den, konstaterar Kristian.

Från magkänsla till strategisk resursplanering

Skillnaden mellan den som fångar avvikelser tidigt och den som ser dem först i slutfakturan handlar inte om erfarenhet eller intuition. Det handlar om huruvida kostnaderna görs synliga när de uppstår, inte när de till slut hinner registreras. Och det kräver både rätt arbetsrutiner och ett systemstöd som håller bilden aktuell.

– Bryt ner projektet i delar och stäm av månadsvis, inte kvartalsvis. Då ser du de små avvikelserna innan de hinner bli stora. Och är det enkelt att göra uppföljningen görs den faktiskt, menar Kristian Eng.

5 saker att ha på plats för bättre koll på orderboken

Samla anbud, produktionsplan och resursbehov på ett ställe, inte i fem huvuden och två Excelark.
Uppdatera resurs- och kapacitetsplaneringen löpande, inte var tredje vecka.
Se personal, maskiner och underentreprenörer tillsammans med tidsplanen, inte separat.
Bevaka lediga kapacitetsluckor i god tid, så ni hinner sälja eller prissätta mot dem.
Fatta anställnings- och inköpsbeslut utifrån data om beläggningen, inte bara magkänsla.