Kontakt
sales@next-tech.com
Telephone: 013-470 40 13
Registrera dig för vårt nyhetsbrev och få uppdateringar direkt till din inkorg
Många byggprojekt förlorar pengar innan produktionen ens har börjat. Förutsättningarna sätts långt tidigare. I kalkylskedet och i det skarpa inköpsarbetet. Ändå är inköpsprocessen en av de minst digitaliserade delarna av byggbranschen.
– 70–90 % av projektets kostnader köps in. Ändå saknar många systemstöd för inköp, säger Nabaz Eliassi, grundare av inköpsverktyget Accurator och med lång erfarenhet från olika specialistroller på Skanska.
– Kalkylen sätter förutsättningarna. Men det är inköpen som avgör om projektet håller budgeten. Där möter kalkylen marknaden, och inköpen måste slå kalkylen. Annars går projektet back, säger Nabaz Eliassi.
Ändå är inköpsprocessen i byggbranschen ofta densamma som för tio år sedan. Förfrågningar hanteras via mail, anbud sammanställs i Excel och resultat matas in manuellt i projektverktyget i efterhand. Det är ett arbetssätt som fungerat men som kostar.
Inköpsarbetet hänger på en persons inkorg
Det börjar redan i kalkylskedet. Kalkylteamet behöver marknadspriser från leverantörer och underentreprenörer för att sätta en realistisk anbudsbudget. Det arbetet sker via mail och egna listor. När projektet sedan startar görs inköpsarbetet i praktiken om igen. Men informationen från kalkylen följer sällan med.
– Det finns ingen chans att en kollega vet vad jag har gjort om allt ligger i min mail. Man måste skicka vidare trådar, förklara vad man fått tillbaka och ställa upp allt i Excel. Det är tid som försvinner utan att projektet egentligen kommit ett steg längre, säger Nabaz Eliassi.
Är den som driver inköpen sjuk, på semester eller lämnar bolaget mitt i ett projekt stannar arbetet ofta upp. Någon annan får gå igenom mailkorgen och försöka rekonstruera vad som sagts, avtalats och beslutats. I värsta fall tappas överenskommelser som aldrig dokumenterats någon annanstans.
Nabaz Eliassi
Grundare av Accurator
Leverantörsregistret speglar inte verkligheten
De flesta byggbolag har ett leverantörsregister. Men i praktiken är det ofta en Excel-fil som speglar hur det såg ut för ett par år sedan. Nya leverantörer läggs sällan till systematiskt och gamla försvinner utan att registret uppdateras.
– Om en leverantör jag anlitar börjar få ekonomiska problem vill jag veta det innan de går i konkurs mitt i projektet. Det är en av de dyraste situationer som kan uppstå. Produktionen riskerar att stanna upp medan man letar ny leverantör och försöker reda ut ansvaret för det som redan utförts, säger Nabaz Eliassi.
Ju större entreprenad, desto längre och dyrare stopp.
Beslutet syns men inte varför
En tredje utmaning är att vägen fram till beslutet inte dokumenteras. Kommunikation med leverantörer, förtydliganden och överenskommelser stannar i mailtrådar och personliga anteckningar.
– Det som dokumenteras är i bästa fall en anbudsjämförelse. I många fall syns bara slutresultatet. Vilken leverantör som valdes och kontraktssumman. Projektet ser vad som beslutades, men inte varför.
Det skapar problem vid uppföljning, vid tvister och när nästa projekt ska planeras. Och det gör det svårt att lära sig något från projektet när det väl är avslutat.
Kalkyl och inköp behöver hänga ihop
Kalkyl och inköp görs ofta av olika personer, ibland på olika avdelningar. Det är inte problemet i sig. Det är att informationen inte följer med mellan dem.
– Ofta utgår man från de leverantörer man själv brukar jobba med. Då riskerar man att missa leverantörer som redan var med och räknade i kalkylskedet och som visade intresse för jobbet. Och leverantörer som lade tid i kalkylskedet får inte möjlighet att vara med i upphandlingen, säger Nabaz Eliassi.
Det handlar inte bara om effektivitet utan om trovärdighet gentemot leverantörerna.
Inköpsarbetet börjar ta större plats
De senaste åren har digitaliseringen i byggbranschen framför allt handlat om att styra projekten i produktionsskedet. Men det börjar förändras.
– Fler bolag börjar se att inköp är en central del av projektets ekonomistyrning. I många andra branscher är det här en av de mest prioriterade funktionerna, och de mest avancerade systemen finns just där, eftersom det är där kostnaderna och resultatet avgörs, säger Nabaz Eliassi.
I byggbranschen har det tagit tid. Men det börjar röra på sig.
Inköpsarbetet blir en del av projektet
I april lanseras en integration mellan Accurator och Next som kopplar ihop kalkyl, inköp och projekt i ett sammanhängande flöde.
– Hela inköpsresan ska vara synlig i projektet. Vilka förfrågningar som skickats ut, vilka anbud som kommit in och hur det förhåller sig till kalkylen, säger Nabaz Eliassi.
Förfrågningar, anbudsjämförelser och leverantörskontroller hanteras i Accurator och resultatet förs automatiskt över till Next.
Den 23 april håller vi i ett webinar där vi visar dig hur det fungerar i praktiken, från förfrågan till projektuppföljning i ett och samma flöde. Läs mer och anmäl dig här.