Letar du alltid efter rätt dokument? Bli mer effektiv med smart versionshantering

Artikel

Det ligger rätt mycket i klyschan ”tid är pengar” när man pratar om versionshantering i byggprojekt. All den tid som går åt till att hålla koll på den enorma mängd dokument som är i omlopp. Och alltid den gnagande frågan – har vi rätt version av ritningen? Du som jobbar som projektledare eller platschef känner säkert igen dig. Dessutom, lägg därtill risken att ditt bolag börjar bygga baserat på fel ritning, och den riktiga huvudvärken kickar in.

För att gräva vidare i ämnet vände vi oss till Per-Olof Staam, en av grundarna av Next DOX. Han har jobbat i många år med att hjälpa byggföretag att få ordning och reda på alla sina dokument. Vi frågade honom hur man säkerställer att man alltid har den senaste versionen av ett dokument. Och hur kan du som projektledare eller platschef minska risken för att bygga fel och därmed spara tid?

Lägg inte mötestiden på att hitta rätt dokument

Per-Olof berättar om exempel där han besökt arbetsplatser och upptäckt att mycket tid och resurser går åt till att diskutera olika versioner  av ritningar och andra dokument. Det kan handla om möten med upp till femtio personer som sitter i två timmar och pratar om huruvida de har rätt papper framför sig. Vecka efter vecka med Post-It-lappar som täcker väggarna, och travar av ritningar på bordet utan någon som helst ordning.

”Bara fem år tillbaka i tiden, så lovar jag att nittio procent av möten gick åt till att reda ut om man har rätt version av dokumenten. Och så ser det fortfarande ut hos många företag. Det är ett enormt slöseri med tid och resurser i form av personal, som brukar komma upp till ytan när vi är ute och träffar våra kunder,” berättar Per-Olof.

”Jag var med när en kund anlitade en arkitekt för att bygga åtta våningar i Karlstad. De anställde 25 konsulter som arbetade fyra timmar i månaden. Kostnaden per byggmöte var 100 000 SEK, och bygget pågick i två år. Det mesta av mötestiden gick åt till att diskutera dokumentation. Det tog tre månader att få ordning på dokumenten,” fortsätter Per-Olof.

Vässa dina “projektledar-skills”

Ingen vill erkänna att de är slarviga (det är ju bara att gå till sig själv), särskilt inte om du jobbar som projektledare. Men mycket handlar om hur du strukturerar dina byggmöten. Genom att ha koll på versionshanteringen kan möten kortas ner och bli betydligt effektivare.

”En ung tjej från Göteborg kom in och hade stenkoll. Hon lyckades hålla möten med 30–40 personer på bara 5 minuter. Hon hade full kontroll över alla dokument och använde tydliga visualiseringar på skärmen. Det ledde till att mötena drastiskt minskade i tid från tre timmar till en halvtimme eller en timme. Då var det många som tappade hakan,” berättar Per-Olof.

Minska risken för byggfel

En allvarlig konsekvens av att inte ha den senaste ritningen är också risken att bygga fel. Därför går en ansenlig del av byggkostnaden åt till att säkerställa att man har rätt dokumentation. Per-Olof delar med sig av flera exempel där felaktiga ritningar har lett till kostsamma misstag.

”Något som till exempel slösar mycket tid är om man ska göra en armering för grundfundamentet till ett stort hus, och har fel ritningar och upptäcker hur dyrt det blir. Då måste du riva upp allt, vilket kostar både i form av arbetskraft och material. Försenas projektet får du även böter, och vitesbelopp som blir höga.

Ett annat exempel är när en handikapptoalett ritas om men byggarna inte får de nya ritningarna i tid. Detta kan leda till felplacering av dörrar och väggar, vilket i sin tur påverkar elinstallationerna. Sådana små fel kan orsaka stora problem och extra kostnader, vilket visar vikten av korrekt dokumentation och kommunikation under byggprocessen.

Få ordning och reda bland alla dokument

Som tur är finns det lösningar. Med Next DOX får du full kontroll över dina dokument. En populär funktion är att verktyget automatiskt kan stämpla QR-koder på pdf-filer. De kan sedan kontrolleras av arbetspersonal ute på fältet. Dessutom fungerar det så att man skannar QR-koden med sin mobiltelefon, och får en grön tumme upp eller en röd tumme ner. En röd tumme ner indikerar att det finns en nyare version av dokumentet.

”Vi har även knäckt koden när det gäller att ladda upp flera dokument med samma namn. Om du laddar upp en ritning och någon annan senare laddar upp en ritning med samma namn, visas alltid den senaste versionen. En liten ikon bredvid ritningens namn indikerar om det finns flera versioner av dokumentet, och genom att klicka på ikonen visas en lista över alla versioner med samma namn. Därför är vi ensamma på marknaden om att kunna erbjuda detta,” säger Per-Olof.

Lös dokument-kaoset med Next DOX

Det är tydligt att versionshantering inte bara sparar tid och pengar, utan även förhindrar att resurser går till spillo på grund av kvalitetsproblem och ombyggnationer. Därför står du rustad att lösa just de problemen genom att använda Next DOX.

Är du intresserad och vill veta mer? Kontakta oss för att boka en demo. Känner du dig inte helt övertygad kan du även titta på vårt senaste webinar om Next DOX.

Per-Olof Staam

Per-Olof Staam

Grundare av Next DOX.

Per-Olof Staam har tillsammans med sina kollegor utvecklat IT-lösningar för att förenkla och effektivisera bygg- och fastighetsbranschens processer sedan 1985. Dox Sweden (nu Next DOX) har skapat branschanpassade applikationer för Autodesk CAD-system för att effektivt ta fram digitala ritningsunderlag. Bolaget insåg tidigt att en viktig nyckel till att effektivisera byggprocessen är att ha ordning och reda vid framtagning av olika handlingar, såsom ritningar, för byggprojekten. Redan 1994 lanserade Dox Sweden sin första molnbaserade projektportal, som användes för att hålla ordning på dokument inför de planerade byggnationerna för OS i Stockholm 2004.

Läs vad våra kunder säger

Upptäck hur Next revolutionerar din projektledning – läs våra vittnesmål och dra nytta av fördelarna med Next.

Aerial view industrial outdoor storage

Mycket av informationen var i huvudet – Så fick JKN ordning på alla papper!

Torpheimer group

JKN ville ta ett helhetsgrepp på sin administration och samla allt på ett ställe. Företaget behövde en digital hantering som de kunde använda både inne på kontoret, på datorn och ute i fält på mobilen eller på en padda.

Next Field hjälper JM Norge att snabbare hantera avvikelser

I hjärtat av Oppegård kommun, söder om Oslo, växer ett nytt kvarter fram på Myrvoll station, där JM leder uppförandet av 480 lägenheter och 150 radhus fram till 2024. I detta omfattande projekt har Huseyin Yarar, projektingenjör hos JM, revolutionerat säkerhets- och kvalitetsarbetet med hjälp av Next Field

Interior construction site view

Hur FK Group sparar tid och ändå skapar den bästa kvalitetsdokumentationen

Kvalitetssäkringsdokumentation spelar en viktig roll i en byggorganisations dagliga verksamhet. Genom att minska antalet överflödiga och tidskrävande administrativa uppgifter och effektivisera processer kan organisationer fokusera på sina kunder, medarbetare och projekt – inte på tidskrävande administration.

Man using laptop seriously

Next Project överst på listan när Stockholm Luftkompetens valde projektverktyg

När Stockholm Luftkompetens ville hitta ett nytt och bättre projektverktyg för byggbranschen vände de sig till sitt nätverk. En VD på ett liknande bolag hade lägligt nog satt en resurs på att utvärdera olika projekthanteringssystem och Stockholm Luftkompetens tog hjälp av deras kunskap – där valet föll på Next Project.

Workers consulting laptop at site

Så fick Sandbäckens mer tid och mindre administration

Mer tid stod på önskelistan när Sandbäckens började se sig om efter ett nytt projekthanteringsverktyg. Även om det tidigare systemet fungerat, behövde medarbetarnas vardag förenklas ytterligare för att kunna lägga tiden där den bäst behövdes. Sandbäckens använder numera sina timmar på ett mycket smidigare sätt.

Lindstams Bygg company logo

Struktur och ordning för Lindstams Bygg med nytt projektverktyg anpassat för bygg

Sedan Lindstams Bygg började använda Next Project som projektverktyg för tre och ett halvt år sedan har struktur och ordning blivit vardag. Att kunna samla all återrapportering och information på ett och samma ställe har verkligen gjort skillnad.

Vårt team finns här för att hjälpa dig

Boka en demo med en av våra experter och låt oss visa dig hur dig Next kan hjälpa ditt företag