Kontakt
sales@next-tech.com
Telephone: 013-470 40 13
Registrera dig för vårt nyhetsbrev och få uppdateringar direkt till din inkorg
Hedin Construction är ett entreprenadföretag som levererar högkvalitativa tjänster inom bostäder, samhällsbyggnader, bil- och logistikanläggningar samt ROT-jobb. Deras projekt präglas av ett helhetsperspektiv och hög kvalitet, oavsett om det handlar om att bygga nya samhällsfastigheter eller att utveckla befintliga byggnader. För att lyckas med dessa omfattande projekt krävs inte bara teknisk kompetens, utan också tydlig kommunikation och effektiva mötesstrukturer. Vi har pratat med Jessica Jonasson, projekteringsledare på Hedin Construction, om hur man skapar effektiva byggmöten och varför digital struktur gör hela skillnaden.
”Ett protokoll på fyra sidor kan aldrig ersätta spårbara beslut”
Som projekteringsledare och BAS-PU är Jessica ansvarig för att säkerställa att projektet har rätt förutsättningar och att alla discipliner arbetar mot samma mål. Hon ser byggmöten som en avgörande del av detta arbete, men bara om de genomförs på rätt sätt.
– Vi håller korta, effektiva möten på max fyrtiofem minuter under projekteringsfasen. Vi följer en fast agenda där vi bland annat arbetar med en digital frågetavla, där alla obesvarade frågor loggas, hanteras och följs upp. På så sätt kan vi säkerställa att ingen disciplin blir påverkad av ett beslut utan att vara informerad, förklarar Jessica.
Tidigare arbetade hon med en fysisk frågetavla – en metod som var visuellt tydlig men opraktisk.
– Jag sprang runt med en enorm tavla på byggena, full av post-it-lappar. Men sedan kom pandemin, och vi var tvungna att digitalisera oss. Det blev en ögonöppnare.
Idag använder Hedin Construction Next DOX för att hålla ordning på sina byggmöten och beslut.
– Jag har aldrig förstått hur ett protokoll på fyra sidor ska kunna ersätta en spårbar, sökbar och loggad beslutsprocess. Med DOX kan vi enkelt hitta vem som tog ett beslut, när det fattades och vilka konsekvenser det fick. Det sparar oss otroligt mycket tid och eliminerar missförstånd.
Jessica Jonasson
Projekteringsledare, Hedin Construction
www.hedinconstruction.se
Från osäkerhet till tydliga beslut – så styrs byggmötena
En av de viktigaste delarna i Hedin Constructions byggmöten är att rätt personer är på plats.
– Den största utmaningen är att dra en tydlig gräns mellan vilka som behöver vara med på mötet och vilka som bara behöver informationen efteråt. Vi vill ha så effektiva möten som möjligt, men samtidigt säkerställa att alla discipliner är representerade, säger Jessica.
För att säkerställa att mötena inte drar ut på tiden eller hamnar i fel diskussioner är Jessica kompromisslös när det gäller agendan:
– Jag är stenhård på att hålla oss till ämnet. Om en fråga kräver en djupare diskussion och inte berör alla i mötet, bordläggs den direkt och ett separat möte bokas. Ingen tjänar på att de som ansvarar för ventilation och markarbete sitter och diskuterar detaljer som inte berör dem.
Knäckfrågor och ansvar – undviker ekonomiska smällar
För Jessica handlar effektiva byggmöten inte bara om att diskutera framdrift – det handlar också om att hantera risker och kostnader i tid.
– Om en fråga inte är besvarad och det riskerar att påverka projektet ekonomiskt eller tidsmässigt, markerar vi det som en knäckfråga. Det innebär att vi direkt identifierar vem som bär ansvaret för att frågan inte är löst, förklarar hon.
Denna metod har gjort det enklare att hålla koll på projektets ekonomi och undvika oväntade kostnader utanför budget
– Det är väldigt konkret. Ingen vill vara den som orsakar en försening eller en extra kostnad – så genom att logga ansvaret på rätt person blir alla mer motiverade att lösa frågan i tid.
På uppdrag av Platzer Fastigheter uppför Hedin Construction en skola i Södra Änggården, Högsbo.
Digitalisering – från motstånd till självklarhet
Byggbranschen har länge varit motvillig till förändring, men Jessica ser en tydlig trend mot ökad digitalisering.
– Branschen är ibland framtidsfientlig, men när folk ser fördelarna blir det snabbt en självklarhet. Next DOX är ett bra exempel – när vi integrerar fler moduler och visar hur allt hänger ihop, så ser folk värdet direkt.
Hon menar att den bästa digitaliseringen är den som sker automatiskt.
– Man ska inte behöva läsa en manual för att förstå ett system. Det ska bara funka. När man klickar på en tagg i DOX och direkt hamnar i rätt modell, så blir det en aha-upplevelse.
Tre nycklar till effektiva byggmöten
För den som vill förbättra sina byggmöten har Jessica tre konkreta råd:
- Ha en tydlig och återkommande agenda – Struktur skapar förutsägbarhet och gör att alla vet vad som gäller.
- Säkerställ att rätt personer är med – Bjud bara in de som behöver vara där, och informera övriga i efterhand.
- Använd digitala verktyg för spårbarhet – En loggad, sökbar historik är ovärderlig för att kunna gå tillbaka och förstå beslut i efterhand.
Next DOX – dokumenthanteringssystemet som håller ihop bygget åt de största bolagen.
Boka en demo av Next DOX
Vet du med dig att era byggmöten kan bli mer effektiva? Läs mer om Next DOX och boka en demo så visar vi dig.