Ett gemensamt arbetssätt för alla projekt – så strukturerar DC Wäst sin dokumenthantering

För DC Wäst är en sak avgörande i varje projekt: att alla jobbar i samma version. DC Wäst har bas i Mölndal och driver projekt över hela Sverige, ofta som totalentreprenad. När handlingar uppdateras löpande behöver alla utgå från samma version.

Därför använder DC Wäst Dox – dokumenthanteringssystemet som håller ihop bygget hela vägen och som samlar dokument på ett och samma ställe.

Martin Pålsson och Mikael Kjällberg jobbar i olika skeden. Martin är projektchef och driver projekteringen i början av projektet. Mikael tar över i produktionen som platschef.

– Vi använder Dox i två olika stadier. Jag använder det först och sedan lämnar jag över till platschefen som sköter dokumenthanteringen under produktionen, säger Martin.

Från “lite olika” till ett gemensamt arbetssätt

Tidigare såg dokumenthanteringen olika ut från projekt till projekt. Ibland styrde beställaren projektportalen. I andra fall användes andra lösningar, och ibland valde varje ansvarig sitt eget arbetssätt. Martin beskriver att DC Wäst ville minska osäkerheten och skapa ett tydligare arbetssätt.

– Vi gjorde ett arbete med att strukturera upp det så att vi alla jobbar på samma sätt. Vi vill veta var vi ska leta efter dokument, även om någon annan har jobbat i projektet innan, säger Martin.

När alla vet var informationen ska ligga blir det enklare att samarbeta med externa parter. Det minskar också behovet av att “leta ikapp” eller dubbelkolla vilken fil som egentligen gäller.

Martin Pålsson
Projektchef på DC Wäst

“Det som gäller ska finnas i Dox”

När DC Wäst valde dokumenthanteringssystem vägde användarvänligheten tungt, men också upplevelsen av att verktyget utvecklas.

– Jag tyckte det var lättare att hitta i menyerna. Det kändes modernt, och vi fick känslan att det händer saker och att ni tar in synpunkter från oss användare, säger Mikael.

I vardagen styr en enkel princip deras arbetssätt:

– Vi är ganska hårda med att det som gäller ska finnas i Dox, säger Martin.

Martin beskriver en förändring som många i branschen känner igen: projektering och produktion sker ofta samtidigt, och ändringar kommer löpande.

– Förr ritade man färdigt och byggde sen. Nu ritar man samtidigt som man bygger och saker ändras parallellt. Då är det knappt värt att skriva ut en ritning längre – det är det digitala som gäller, säger Martin.

När det ser ut så kopplar dokumenthanteringen direkt till kvalitet och ekonomi. Om någon jobbar med fel version kan det leda till fel utförande, stopp i produktionen och merarbete när teamet behöver säkerställa vad som är rätt version. Eller i värsta fall bygga om.

Mindre jagande, mer koll

Mikael beskriver att Dox används dagligen, både i projektering och ute i produktion. Syftet är att snabbt få svar på frågor som annars tar tid: ligger handlingen uppladdad, ser vi senaste versionen och har rätt person gjort sin del?

– Det sparar tid att kunna gå in och kolla om någon har gjort sitt jobb i stället för att ringa eller mejla. Finns det i systemet? Har de laddat upp rätt dokument? Det är lätt att se, säger Mikael.

DC Wäst använder också ärendehanteringen i Dox för att följa upp frågor i projekten. Då fastnar viktiga saker varken i inkorgar eller försvinner i en chattråd.

DC Wäst fungerar som totalentreprenör för flera av OKQ8:s byggprojekt i Sverige, främst inriktat på uppförande av nya biltvättar och tvätthallar.

Mejl funkar – men ska inte vara källan

Mejl är en del av vardagen, men Martin vill inte att rätt underlag ska leva i mejl. Då riskerar man att information stannar hos fel personer.

– Det finns en risk att informationen inte når rätt personer om det stannar i ett mejl. De som behöver en ritning är inte bara de två som skickar den mellan sig. Där hjälper en projektportal som Dox mycket, säger Martin.

När ingen samlar dokumenten på ett ställe blir det snabbt stökigt, särskilt när olika versioner cirkulerar.

– Det har blivit fel när man inte vetat vad som är gällande och vilken version vi ska gå på. Då hamnar man i onödiga diskussioner och får lägga tid på att reda ut vad som faktiskt gäller, säger Martin.

För DC Wäst handlar det i grunden om att skapa ordning och tydlighet för alla inblandade, genom hela projektet.

Boka en demo av Dox

Vill du se hur Dox kan skapa samma tydlighet i era projekt? Läs mer om Dox eller boka en demo direkt så visar vi dig.

Om DC Wäst

Företaget grundades i början av 2015, utgår från Mölndal, och erbjuder tjänster inom alla typer av byggentreprenader och konceptbyggnationer med hela Sverige som arbetsområde. Deras övertygelse är att byggbranschen är i behov av nytänkande där ett innovativt förhållningssätt och en nyfikenhet kring att förbättra processer och utföranden ligger i tiden. Med det sagt vill de ligga i framkant och vara delaktiga i utvecklingen av svensk byggindustri.

En absolut förutsättning för att lyckas är att göra sina kunder är nöjda. DC Wäst skapar tillväxt genom att hela tiden kunna visa upp högkvalitativa resultat där de genom rak kommunikation och kompetent personal levererar slutprodukter i toppklass.

Läs mer på deras hemsida.