Kontakt
sales@next-tech.com
Telephone: 013-470 40 13
Registrera dig för vårt nyhetsbrev och få uppdateringar direkt till din inkorg
Hos många mindre byggbolag ser vardagen likadan ut. Projekten rullar, telefonen ringer, någon vill ha besked om bemanning – och först sent på kvällen öppnas ekonomisystemet, Excel och projektlistor för att försöka svara på frågan:
”Hur går det egentligen?”
Frågan dyker ofta upp först när tempot sjunkit, snarare än medan jobben pågår. När ni var färre räckte erfarenhet och magkänsla ofta långt. Men i takt med att volymen växer – fler projekt, fler leverantörer, fler timmar – blir det svårt att styra på känsla. Det möter Kristian Eng, produktexpert på Next, i många av de byggbolag han arbetar med.
Fler mindre projekt – större krav på kontroll
I mindre byggbolag är det sällan ett fåtal jätteprojekt som avgör resultatet, utan mängden små och medelstora jobb. Serviceuppdrag, ramavtal och entreprenader pågår parallellt och tillsammans avgör de året.
– I en koncern kan ett fåtal stora projekt styra utfallet. I ett mindre byggbolag är det i stället summan av alla mindre jobb som gör skillnaden, säger Kristian.
I den verkligheten blir ekonomisk uppföljning ett sätt att få kostnadskontroll: att se vilka jobb som bär sig, var timmar försvinner och var ÄTA-arbeten uppstår – och om ni faktiskt får betalt för dem. Saknas den bilden blir beslut om prissättning, bemanning och tillväxt mer gissning än styrning.
Kristian Eng
Produktexpert på Next
När uppföljningen kommer för sent
I många mindre bolag sker uppföljningen fortfarande “i klump”. Marginaler stäms av månadsvis eller först när året nästan är slut. Då kommer siffrorna efter verkligheten – och det är svårt att rätta till något som redan hänt.
– Ett enstaka projekt som glider iväg går ofta att bära. Men när flera följs upp för sällan, eller på för grov nivå, hinner felet sätta sig i både resultat och kassaflöde. Då hjälper det inte att bara “känna på sig” att något är fel – du behöver se det i tid, säger Kristian.
Excel – från genväg till begränsning
När standardrapporterna i ekonomisystemet inte räcker, hamnar mycket ansvar i Excel. Data plockas ur systemet, kompletteras med egna listor och blir snart ett eget projektverktyg. Med tiden växer filerna, och till slut är det bara en eller två personer som verkligen vet hur kalkylbladen fungerar.
– Excel klarar mycket, men kräver underhåll. Om formler inte hänger med, eller om strukturen ändras lite här och där, kan ni sitta med siffror ni litar på – som egentligen är fel. Samtidigt blir uppföljningen personberoende. När den som “äger” Excel-mallen är sjuk eller byter roll står resten av organisationen utan karta, säger han.
Nyckeltal börjar på bygget – inte i rapporten
Ägare och projektledare pratar ofta om marginaler, debiteringsgrad och intäkt per timme. Men nyckeltalen är bara slutet på en kedja som börjar mycket tidigare – i den dagliga verksamheten.
Kedjan startar när timmar rapporteras, när leverantörsfakturor kommer in och när ett ÄTA-arbete uppstår på plats. Om timmarna hamnar sent eller fel, eller om ÄTA-arbetet bara finns som en bild i någons telefon, hjälper inte den snyggaste rapport. Siffrorna kan inte bli bättre än underlaget.
– Ska du kunna lita på nyckeltalen måste jobbet göras tidigt i flödet. När kostnaden uppstår, inte tre veckor senare i ett Excel-ark, säger Kristian.
Från kontroll till handlingskraft
Ekonomisk uppföljning handlar därför inte bara om kontroll, utan om att kunna agera i tid. En projektledare med aktuella siffror kan justera bemanning och tempo innan ett jobb går snett. Som ägare får du en tydligare bild av hur olika uppdrag presterar och kan styra sälj och resurser dit de gör mest nytta. När kostnader och intäkter kopplas ihop snabbare stärks kassaflödet – och bolaget slipper agera bank åt kunden.
– I grunden handlar det om bättre kostnadskontroll i projekten. Många börjar med att vilja “ha koll”, men upptäcker snabbt att de också kan växa tryggare. Samma organisation klarar fler projekt, helt enkelt för att arbetssättet bär en större volym, säger Kristian.
En strategisk fråga för växande bolag
Till slut handlar ekonomisk uppföljning i mindre byggbolag inte om att varje rad ska vara perfekt, utan om att flytta sig från efterklokhet till framförhållning. Det är särskilt viktigt i bolag med små marginaler, där många uppdrag pågår samtidigt och varje procentenhet i täckningsgrad spelar roll.
Här blir valet av arbetssätt och systemstöd en del av helhetsstrategin, inte bara en administrativ fråga.
– För många mindre byggbolag är det här egentligen en fråga om styrning och kostnadskontroll: vill vi växa på magkänsla eller på fakta? säger Kristian.
För många av Next kunder har steget bort från tunga Excel-ark och utspridd information inneburit just det skiftet: från att jaga siffror i efterhand till att ha dem på plats när besluten behöver fattas.
Boka en demo av Next
Känner du dig redo att få bättre koll i byggprojekt? Boka en demo så visar vi hur Next kan hjälpa ditt företag att ta nästa steg.