Du behöver inte klona din projektledare – bygg vidare med struktur i stället

Ni växer. Det märks i antalet arbetsorder, på rekommendationerna och i att tempot stiger. Men det märks också i att vardagen förändras. När bygg-, mark- eller anläggningsföretag närmar sig 25–50 anställda, skiftar spelplanen. Fler projekt – och ofta större, mer komplexa projekt – kräver mer samordning, noggrannare ekonomisk kontroll och innebär mer administration. Framför allt: du behöver bättre struktur.

Det som fungerade när ni var 10–15 personer börjar kännas trångt att hantera med samma resurser. Men lösningen är inte alltid att anställa fler, både ute på bygget och på kontoret. Ofta handlar det istället om att få bättre koll – och rätt verktyg på plats.

Det är inte byggproduktionen som haltar – det är allt runt omkring

Sebastian Merhi, med över 15 års erfarenhet från byggbranschen – som säljare på ett UE-bolag, entreprenör, och rådgivare i sin roll på Next. Han har sett det här många gånger.

—Många har en stark magkänsla för hur projekten går, men en känsla är inte ett beslutsunderlag. I takt med att ni växer ökar mängden information snabbare än man tror, och då behöver bolaget en gemensam bild av läget, säger han.

Produktionen rullar oftast på. Det är allt runt omkring – från tidrapportering till fakturering – som ställer krav på struktur. Det är där mycket tid och energi riskerar att försvinna.

Sebastian Merhi

Kundrådgivare på Next

Små glipor som får stora konsekvenser

I den här tillväxtfasen ser man samma mönster gång på gång. Projektledaren har fullt upp. Timmar blir liggande i mobilen hos en montör som skulle fylla i senare. Ett foto på en avvikelse finns – men bara i någons kamerarulle. Ett servicejobb som skulle fakturerats i fredags glöms bort. Samtidigt väntar ett entreprenadprojekt på uppdaterade siffror.

Till slut kommer tanken: “Vi måste anställa en projektledare till.”

Men det är inte alltid rätt väg att gå.

—Projektledaren blir en flaskhals – men lösningen är inte nödvändigtvis att anställa. Många bolag kan hantera betydligt mer med samma team, bara de får bättre koll på flödet. Det handlar inte om att springa fortare – utan om att få rätt förutsättningar, säger Sebastian.

Entreprenad och service – två tempon, samma behov

De flesta byggföretag i den här storleken driver både längre entreprenadprojekt och många mindre serviceuppdrag. Det stora projektet kräver planering, uppföljning och prognoser. Servicejobben kräver snabbhet, enkelhet och tempo.

När dessa två flöden hanteras på olika sätt – i olika system, på olika papper eller i olika personers minne – skapas onödig ryckighet.

—De flesta saknar inte engagemang – de saknar sammanhang. När information ligger utspridd blir det svårt att följa upp, och särskilt serviceflödet kan ta mycket tid utan att ge betalt. När båda flöden styrs från samma plattform, blir helheten tydlig – och hanterbar, säger Sebastian.

När strukturen faller på plats – så gör också vardagen det

När timmar, dagboksanteckningar, foton, ÄTA och ekonomi samlas i ett gemensamt system förändras allt. Du ser läget i realtid, kan agera i rätt tid – och fakturera direkt när jobbet är klart.

Det som tidigare kändes som en kamp blir greppbart. Marginalerna stärks. Stressen minskar. Och projektledaren får tid att göra det de faktiskt är bäst på – leda projekt.

—Entreprenörer startade inte företag för att tillbringa kvällar med Excel. När underlag kommer in automatiskt och alla jobbar i samma flöde, sjunker pulsen. Då blir tillväxt inte ett problem – utan något du faktiskt kan se fram emot, säger Sebastian.

Ett fönster som inte varar för evigt

När ni är i spannet 25–50 anställda befinner ni er i ett unikt läge. Ni är tillräckligt stora för att snabbt märka effekten av ny struktur – men fortfarande tillräckligt smidiga för att kunna förändra. Det är ett guldläge att ta kontroll innan vardagen springer ifrån er.

—Ju längre man väntar, desto dyrare och mer tidskrävande blir omställningen. Men om man gör det nu, kan man växa vidare utan att tappa fart eller börja om, säger Sebastian.

“Men är inte Next för stort för oss?”

En vanlig invändning bland mindre bolag är att Next upplevs som för omfattande. Men det är en missuppfattning, menar Sebastian Merhi:

Eftersom plattformen är så flexibel kan vi anpassa den utifrån hur bolaget jobbar – både i storlek och i roll. Det gör att det faktiskt kan upplevas enklare än mindre system, där allt alltid ligger framme. I Next kan vi dölja det som inte behövs och fokusera på det som är relevant.

Många är också vana vid att behöva plocka ut information manuellt i Excel, och kombinera det med data från andra system som Fortnox – bara för att få en överblick. Det tar tid, kräver tålamod och gör det svårt att se hela bilden.

—Det vi ser är att andra system ofta kräver mer handpåläggning för att ens komma fram till de nyckeltal som Next visar direkt. Många mindre verktyg saknar överblicken på bolagsnivå – du får gräva själv för att se hur det faktiskt går,” säger Sebastian.