10 prosent av verdien til bygningen din består av dokumentasjon – har du råd til å bygge feil og sløse bort tiden din?
Artikkel
Kontakt
Registrer deg for vårt nyhetsbrev og få oppdateringer direkte til din innboks
Det er en kjent sannhet at «tid er penger», særlig i sammenheng med dokumenthåndtering i byggeprosjekter. Tenk over den omfattende tiden det tar å administrere de utallige dokumentene som sirkulerer, samt den konstante bekymringen for om man har den korrekte versjonen av en tegning. For prosjektledere og byggeplassjefer er dette velkjent.
Risikoen ved å påbegynne konstruksjon basert på en feilaktig tegning kan lede til betydelige komplikasjoner og økte kostnader. For å dykke dypere inn i dette emnet, snakket vi med Per-Olof Staam, en av grunnleggerne av Next DOX.
Han har jobbet i mange år med å hjelpe byggefirmaer å få orden på alle sine dokumenter. Vi spurte ham hvordan man sikrer at man alltid har den nyeste versjonen av et dokument, og hvordan du som prosjektleder eller byggeplassjef kan redusere risikoen for å bygge feil og dermed spare tid.
Unngå å bruke møtetid på å lete etter riktige dokumenter
Per-Olof har observert arbeidsplasser hvor mye tid og ressurser sløses bort i møter med opptil femti deltagere, hvor man diskuterer ulike versjoner av dokumenter. Med veggene dekket av Post-It-lapper og rotete stabler av tegninger på bordet, kan disse møtene dra ut dyrebar tid.
Bare fem år tilbake i tid, lover jeg at nitti prosent av møtene gikk med til å finne ut om man hadde riktig versjon av dokumentene. Og det ser fortsatt slik ut i mange selskaper. Det er et enormt sløseri med tid og ressurser i form av personell, noe som ofte kommer frem når vi besøker våre kunder, forteller Per-Olof.
Et eksempel er en kunde som ansatte en arkitekt for å bygge åtte etasjer i Karlstad. De leide inn 25 konsulenter som jobbet fire timer i måneden. Byggemøtene kostet 100 000 SEK hver, og prosjektet varte i to år. Det meste av møtetiden ble brukt til å diskutere dokumentasjon. Det tok tre måneder å få orden på dokumentene, fortsetter Per-Olof.
Skjerp dine «prosjektleder-skills»
Ingen ønsker å innrømme at de er sløve, spesielt ikke hvis du jobber som prosjektleder. Men mye handler om hvordan du strukturerer byggemøtene dine. Ved å ha oversikt over versjonshåndtering kan møter forkortes og bli mye mer effektive.
Jeg opplevde en gang et tilfelle der en ung kvinne fra Göteborg hadde full oversikt. Hun klarte å holde møter med 30–40 personer på bare fem minutter ved å ha full kontroll over alle dokumenter og bruke klare visualiseringer på skjermen. Dette reduserte møtetiden drastisk fra tre timer til en halvtime eller en time. Mange ble forbløffet, forteller Per-Olof.
Reduser risikoen for byggefeil
En alvorlig konsekvens av ikke å ha den nyeste tegningen er også risikoen for å bygge feil. Derfor går en betydelig del av byggekostnadene til å sikre at man har riktig dokumentasjon. Per-Olof deler flere eksempler der feilaktige tegninger har ført til kostbare feil.
Et annet eksempel er når et byggefirma skal lage armering for grunnfundamentet til et stort hus og oppdager at de har feil tegninger. Det kan bli svært kostbart hvis man må rive opp alt arbeidet, noe som ikke bare krever ekstra arbeidskraft og materialer, men også kan medføre forsinkelser. Forsinkelser kan igjen føre til bøter og høye vitesbeløp.
Når en handicaptoalett blir redesignet, men byggerne ikke mottar de oppdaterte tegningene i tide. Dette kan føre til feil plassering av dører og vegger, noe som igjen påvirker installasjonen av elektriske systemer. Slike små feil kan forårsake store problemer og ekstrakostnader, noe som understreker viktigheten av korrekt dokumentasjon og kommunikasjon gjennom byggeprosessen.
Få orden og oversikt over alle dokumenter
Heldigvis finnes det løsninger. Med Next DOX får du full kontroll over dokumentene dine. En populær funksjon er at verktøyet automatisk kan stemple QR-koder på PDF-filer. De kan deretter kontrolleres av arbeidspersonalet ute i felt. Dessuten fungerer det slik at man skanner QR-koden med sin mobiltelefon, og får en grønn tommel opp eller en rød tommel ned. En rød tommel ned indikerer at det finnes en nyere versjon av dokumentet.
Vi har også knekt koden når det gjelder å laste opp flere dokumenter med samme navn. Hvis du laster opp en tegning, og noen andre senere laster opp en tegning med samme navn, vil alltid den nyeste versjonen vises. En liten ikon ved siden av tegningens navn indikerer om det finnes flere versjoner av dokumentet. Ved å klikke på ikonet får du opp en liste over alle versjonene med samme navn. Dette tilbudet er vi alene om på markedet, sier Per-Olof.
Løs dokumentkaoset med Next DOX
Det er klart at versjonshåndtering ikke bare sparer tid og penger, men også forhindrer at ressurser går til spille på grunn av kvalitetsproblemer og ombygginger. Derfor står du rustet til å løse akkurat disse problemene ved å bruke Next DOX.
Er du interessert og vil vite mer? Kontakt oss for å booke en demo. Hvis du ikke er helt overbevist, kan du også se vårt siste webinar om Next DOX.
Alt du trenger til dine byggeprosjekter
Administrer hele byggeprosessen, fra start til slutt, med Nexts fullstendig skybaserte verktøy.
Teamet vårt er her for å hjelpe deg
Book en demo med én av våre eksperter og la oss vise deg hvordan Next kan hjelpe din bedrift.
