Admin Killer – slik forenkler Next hverdagen for byggefirmaer

Byggebransjen står overfor utfordringer med å holde prosjekter både på tid og budsjett. Administrative oppgaver sluker verdifull tid, og manuell håndtering av data øker risikoen for feil som kan fordyre og forsinke prosjekter. I møte med disse utfordringene tilbyr Next innovative løsninger som effektiviserer drift gjennom smart automatisering og tilgang til sanntidsdata, noe som gir betydelige fordeler for byggefirmaer.

Byggebransjen håndterer daglig komplekse administrative oppgaver, som spenner fra tidsregistrering til materialstyring. Disse prosessene, ofte fordelt over ulike systemer, er ikke bare tidkrevende, men også utsatt for menneskelige feil. Denne ineffektiviteten fører til at mange prosjekter overskrider både tidsfrister og budsjetter, noe som kan ha store økonomiske konsekvenser.

Reguleringer og krav til dokumentasjon i bransjen krever kontinuerlig oppdatering og integrasjon i prosjektene. Feilhåndtering eller tap av viktig informasjon mellom avdelinger kan forårsake forsinkelser og feil i byggeprosjekter. Denne fragmenteringen og avhengigheten av foreldede metoder understreker behovet for mer effektive, automatiserte løsninger for å håndtere disse administrative utfordringene mer effektivt.

Forbedret prosjektstyring

Ved å frigjøre tid fra rutinemessige oppgaver, kan ansatte heller konsentrere seg om kjernevirksomheten, som forbedrer både produktivitet og lønnsomhet. Denne effektiviseringen gjør at medarbeidere kan fokusere på arbeid som gir større verdi til selskapet, mens automatiseringen håndterer det repetitive administrative arbeidet, sier Anton Nyborg, prosjektleder i Next.  

Nyborg har jobbet i Next i flere år, og vet hva han snakker om. Han snakker med kunder hver dag, noe som gir ham en unik innsikt i de utfordringene og behovene de står overfor. Som prosjektleder er hans primære ansvar å implementere Nexts løsninger for kundene, en rolle som krever tett dialog og forståelse for hver enkelt kundes spesifikke situasjon.

Nyborg understreker hvordan tilgangen til realtidsdata gjennom Nexts plattform transformerer kompleks informasjon til praktisk innsikt:

Kundene våre opplever ofte at de får en mer overgripende og oppdatert oversikt over prosjektene sine, noe som muliggjør raskere beslutningsprosesser og forbedret prosjektstyring. Denne økte innsikten gir prosjektledere de nødvendige verktøyene for å styre prosjekter mer effektivt og presist.

Nexts innovative løsninger er designet for å minimere det administrative arbeidet som ofte tynger byggebransjen. Våre moduler for automatisering omfatter alt fra tidsregistrering og materialstyring til omfattende fakturamoduler. Disse verktøyene gjør det mulig for brukerne å automatisere innsamling, behandling og rapportering av data, noe som frigjør tid som ellers ville blitt brukt på manuell databehandling.

Et konkret eksempel er fakturamodulen vår. Den er sentral fordi den håndterer et av de mest tidkrevende områdene innenfor prosjektadministrasjon. Med denne modulen kan man automatisk generere fakturaer, noe som sparer tid og reduserer feilmarginer. 

Et annet særtrekk ved Nexts system er den integrerte autofylle-funksjonen i dokumenthåndteringen. Denne funksjonen automatiserer utfylling av relevante dokumenter med nødvendig informasjon hentet fra tidligere aktiviteter og prosjektdata, som eliminerer behovet for manuell inndata og oppdatering av dokumenter – som i tur sparer kundene for verdifull tid og reduserer risikoen for feil.

Vi har også implementert avanserte tagging-funksjoner som gjør det enklere å holde oversikt over dokumenter og relaterte utgifter. Det hjelper våre kunder å holde styr på administrative oppgaver og sikrer at ingen viktig informasjon blir oversett, fortsetter Nyborg. 

Langsiktige fordeler

Nyborg har observert at mange kunder opprinnelig ikke innser hvor tung den administrative byrden faktisk er for deres bedrift. Det er først etter å ha brukt Next over en periode at de virkelig forstår hvor mye tid og ressurser de sparer. Dette øyeblikket av realisering markerer ofte en betydelig endring i hvordan de verdsetter og anvender Nexts løsninger i sin daglige drift.

I starten av implementringen av våre produkter og systemer føler jeg ikke at de fleste av kundene våre faktisk forstår hvor mye tid de sparer ved å automatisere prosedyrene sine. Etter tid er det derimot annerledes. Ikke bare forstår de at dagligdagse oppgaver som tidligere tok lang tid nå er langt smidigere, men også at de langsiktige fordelene er mange.

Det blir enklere for dem å starte opp nye prosjekter, timeføring og bokføring blir automatisert, og sist, men ikke minst, behøver å sette seg inn i prosjektet sitt hver gang, men i stedet kjapt få en klart og tydelig oversikt over det – og dermed få raskere klarhet i hva som må gjøres for skape vekst og lønnsomhet i prosjektet.