Undvik böter med elektronisk personalliggare

Det är krav på elektronisk personalliggare för byggbranschen. Syftet är att motverka svartarbete och främja konkurrensen. Även andra arbetsplatser kan dra nytta av att ha elektronisk personalliggare. Inte minst minskar det risken för böter!

Vi går här igenom vad du bör tänka på.

Elektronisk personalliggare – vad är det?

Det är lag på att använda personalliggare inom flera branscher i Sverige:

• Restaurang
• Frisör
• Bygg
• Tvätteri
• Forddonsservice
• Livsmedelsgrossister
• Tobaksgrossister
• Kroppsvård
• Skönhetsvård

Om du är verksam inom någon av dessa branscher är du redan väl bekant med begreppet personalliggare. I personalliggaren noteras vem som är på jobbet och under vilken tid.

Enligt lag är det endast inom byggbranschen som personalliggaren måste vara elektronisk, eller digital som den också kallas. Skatteverket uppmuntrar även andra branscher att använda elektronisk personalliggare. Det ska inte uteslutas att Skatteverket utökar kravet på elektronisk personalliggare i framtiden.

Det finns flera fördelar med elektronisk personalliggare:

• Färre pappersblanketter och administration för dig som arbetsgivare.
• Lättare hantering av lön och tidsrapportering.
• Minimerad risk att information kommer bort eller förvanskas.
• Säker förvaring i molnet.
• Informationen är lättillgänglig för Skatteverket.
• Lätt in- och utcheckning för dem som vistas på arbetsplatsen.
• Mindre risk för böter.

Den elektroniska personalliggaren fungerar i princip som den ”vanliga” personalligaren. Följande information registreras för varje anställd:

• Förnamn
• Efternamn
• Personnummer
• Arbetspassets början
• Arbetspassets slut

Principen bakom den elektroniska personalliggaren är att informationen inte ska gå att manipulera. Oavsett om du som arbetsgivare eller en anställd gör en ändring måste det framgå vem som gjort ändringen och när det inträffade.

Böter vid fel i personalliggaren

Skatteverket gör då och då oanmälda kontroller på arbetsplatser runt om i landet. Då måste en personalliggare finnas på plats. Den ska dessutom vara rätt ifylld. Om det finns personal på plats som inte registrerat sig i personalliggaren kan det bli böter. Det är du som arbetsgivare som ansvarar för att det finns en personalliggare och att den är rätt ifylld.

Det finns två slags böter för felaktigheter med personalliggaren:

• Kontrollavgift: Skatteverket kan besluta om en kontrollavgift på 12 500 kronor ifall det saknas en personalliggare eller om den inte är korrekt ifylld. På byggarbetsplatser kan byggherren få betala kontrollavgift ifall det saknas utrustning för elektronisk personalliggare eller om den inte är tillgänglig vid kontroll. Entreprenörer på en byggarbetsplats kan också få betala kontrollavgiften ifall personalliggaren inte är tillgänglig eller om den är ifylld på fel sätt.
• Böter per person: Arbetsgivaren kan få betala 2 500 kronor per person som vistas på arbetsplatsen men som inte finns med i personalliggaren. På byggarbetsplatser är det entreprenören som kan få betala denna typ av böter.

Skatteverket gör en bedömning om vem som finns på arbetsplatsen. Ifall du som arbetsgivare inte är nöjd med beslutet går det att överklaga och begära omprövning.

Vissa arbetsplatser är en ganska komplex miljö, särskilt byggarbetsplatser. Skatteverket måste beakta flera olika aspekter vid en kontroll. Därför kan det vara svårt att på förhand avgöra exakt vad utfallet av kontrollen kommer att bli.

Du som arbetsgivare kan maximera dina chanser att bli godkänd genom att använda en elektronisk personalliggare.

Vanliga fel som leder till böter

Tre misstag med personalliggaren är särskilt vanliga i samband med Skatteverkets kontroller:

• Obehöriga personer: Det vanligaste skälet till böter är att det finns folk på arbetsplatsen som inte har loggat in. Oavsett om det handlar om glömska eller medveten handling är det du som arbetsgivare som bär ansvaret. På byggarbetsplatser är det entreprenörerna som bär ansvaret.
• Utloggning: Alla anställda måste logga ut från arbetsplatsen i slutet av arbetspasset. Ibland glöms det bort. På arbetsplatser med ID06-kort kanske någon har tappat sitt kort och förblir inloggad. Vissa anställda tänker inte på konsekvenserna. Andra struntar i det. Det finns alltid sätt att logga ut även om ID06-kortet kommit bort. Det är du som arbetsgivare som bär ansvaret. Se därför till att informera dina anställda om att de alltid måste logga ut!
• Digital personalliggare saknas: På tredje plats hamnar avsaknad av en digital personalliggare. Detta fel kan bara inträffa på byggarbetsplatser eftersom enbart dessa omfattas av kravet på elektronisk personalliggare. Tänk på att du som arbetsgivare måste bevara den digitala personalliggaren i två år. Ibland blir kontroll i efterhand!

Genom att ha en elektronisk personalliggare minskar du risken för att obehöriga personer vistas på arbetsplatsen eller att anställda ska missa att logga ut.

En elektronisk personalliggare ingår i NEXT. Personalliggaren är lättanvänd eftersom den hämtar informationen från de ordinarie registren i NEXT. Du behöver ingen extra utrustning utöver en smartphone eller läsplatta!