Varför Next?

Traditionellt inleds ett byte av ett verksamhets- eller affärssystem med en förstudie, oftast inkluderade en eller flera workshops där företagets informationsflöden dokumenteras. Förstudien resulterar i en förstudierapport som dels definierar målsättningen med systemskiftet, men som också vanligen med grafiska bilder beskriver företagets informationsflöde och affär, från inkommen order till färdig faktura.

Det finns ett dubbelt syfte med förstudien:

• Att utifrån förstudieresultatet placera in informationsflödet i det nya affärssystemet
• Att undanröja rädsla och förankra det förestående systemskiftet i organisationen

Slarva inte med förstudien

Att slarva med förstudien kan bli ett mycket dyrbart misstag, då man riskerar att få ett affärskritiskt IT-system som inte stödjer företagets affärsprocesser korrekt. Här är det sällan eller aldrig de standardiserade ekonomirutinerna som sätter käppar i hjulet, utan snarare det operativa flödena som krävs för att produktionen ska fungera effektivt. Om nödvändigheten av att göra en utförlig förstudie har det skrivits spaltkilometer i såväl press som utbildningsmaterial, se t ex:
https://www.visma.se/kunskapsbank/guider/vanligaste-fallgroparna-vid-byte-av-affarssystem/

Definitionen av begreppet affärsflöde – erfarenheter från +100 förstudier

Vi på Next One Technology har genom åren genomfört +100 liknande förstudier i en och samma bransch, byggbranschen, och här finns det anledning att reflektera över hur mycket de olika förstudierapporterna i realiteten skiljer sig från varandra. Vid en sådan jämförelse visar det sig att byggbranschen är extremt homogen när det gäller respektive företags verksamhetsflöde och de krav man ställer på sitt affärssystem. Förstudierna pekar entydigt på att samtliga flöden i ett bygg-, service, eller entreprenadbolag (inkl installatörer) kan delas in i sex olika huvudgrupper, eller som vi brukar säga – Affärsflöden:

1. Löpande räknings-flödet
2. Serviceserviceorderflödet
3. Installations-/artikelflödet
4. Entreprenadflödet
5. Det mängdrelaterade affärsflödet
6. Dagboksflödet

Nedbrytning på operativ detaljnivå

Under varje huvudrubrik ovan finns sedan en mängd dokumenterade checkpunkter som ökar detaljeringsgrader så att vi tillsammans med användarna kommer ner på operativ nivå där vi ställer frågor av typen:

• Redovisar ni dagrapport mot kund som ska godkännas som underlag innan ni skickar fakturan
• Ska den rapporten i så fall signeras av kund för att ni ska få fakturera?
• Kräver kunden att ni bifogar leverantörsfakturor vid fakturering?
• O s v

En unik implementeringsprocess

Konsekvensen av ovan är att vi på Next One Technology har tagit fram en unik och pragmatisk implementeringsprocess där vi med utgångspunkt från de definierade affärsflödena ovan dramatiskt minskar tiden för genomförandet av den nödvändiga förstudien och därmed även den totala tiden för implementeringen. I korthet handlar det om följande process:

• Identifiera vilket eller vilka affärsflöden som är relevant för det aktuella företaget.
• Genomför en eller flera workshops/genomgångar där respektive affärsflöde bryts ned på detaljnivå och där såväl ledning som användare involveras.
• Utifrån resultatet i workshopen ställs parametrar och grunddata in.

Kunden känner igen sin affärsprocess

I och med att vi utgår från en mycket tydlig och välbekant affärsprocess som företaget känner sig hemma i, går förstudie och implementering på timmar, dagar, eller veckor, istället för att ta månader, vilket sparar stora mängder tid och pengar. Lite förenklat kan man säga att vi aldrig ställer frågan, ”Hur gör ni er affär?”, utan istället utgår från frågeställningen, ”Vi vet att ni gör er affär på det här sättet – hur ska vi ställa in Next project – för att på detaljnivå på bästa sätt stödja den affärsprocessen?”.

Praktiska erfarenheter av implementeringsfilosofin

På mindre bolag utförs förstudien, d v s identifieringen av aktuella affärsflöden, ofta redan i säljfasen – Byggservicebolaget X har helt enkelt exakt samma krav på sitt affärsverktyg som Byggservicebolaget Y har. De större bolagen kräver emellertid inledande projektmöten och eventuellt workshops, men någon komplett förstudie i traditionell mening behövs inte – vi utgår från de över hundra studier vi tidigare utfört hos branschkollegor.

Med Next Project närmar vi oss 400 implementerade kunder med den här metodiken, och det har hittills aldrig fallerat. Träffbilden är 95-100% den här vägen, och det som eventuellt ramlar utanför är aldrig kritiska moment av typen ”Skapa faktura” – dess kritiska flöden täcks alltid in av de grundläggande affärsflödena som definierats ovan.

Undvik onödigt och dyrt konsultarbete

En ytterligare konsekvens av implementeringsmetodiken ovan är också att man inte lägger onödig tid på att exakt dokumentera: Hur gör ni idag? All erfarenhet säger nämligen att när större förändringar sker i ett affärs- eller verksamhetssystem så är det inte förrän användarna kör skarpt som de faktiskt inser de fulla möjligheterna i det nya verktyget, och detta gäller oberoende av hur mycket tid man lägger på förstudier och workshops. Kommentaren: ”Aha – man kan göra så här också!” är legio, och är ett tydligt bevis på att man hittar nya och effektivare vägar i samband med ett systemskifte. Metodiken utgår därmed från tesen att man ska efterstäva skarp drift så snart som möjligt, men givetvis under förutsättningen att man har säkerställt de grundläggande affärskritiska flödena.