Sandbäckens är en av Sveriges ledande leverantörer och samarbetspartner av VS-, sprinkler- och brandskyddsanläggningar. Dom erbjuder allt från rådgivning och projektering till installation av en komplett anläggn- ing med tillhörande serviceavtal. Sedan hösten 2018 har Sandbäckens använt sig av Next Project i sin verksamhet.
”Projektledare Kristian var utmärkt, utom honom hade det inte gått. Han höll ihop hela projektet från början till slut och allt gick hur bra som helst” – säger Bo Staffan, Ekonomicontroller på Sandbäckens.
Sandbäckens består av en expansiv koncern där 27 bolag ingår och som finns över hela landet. Samtliga bolag i koncernen använder idag projektstyrningsverktyget Next Project . Implementationen ägde rum mellan oktober 2018 och december 2019 där vi i snitt implementerade Next Project hos två bolag per månad. Bakgrunden till att Sandbäckens valde Next Project var för att den tidigare helintegrerade lösningen inte blev som förväntat i deras verksamhet och de behövde få ordning på sin fakturering, orderhantering och mobila tidrapportering så att det var anpassat efter deras arbetssätt.
”När vi såg Next Project insåg vi att vi inte bara kunde få hjälp med att få snurr på den mobila tidrapporteringen utan även förenkla vår orderhantering och fakturering med hjälp av systemet” – säger Bo Staffan, Ekonomicontroller på Sandbäckens.
Intervju med Bo Staffan Andersson, Ekonomicontroller på Sandbäckens.
Hur fick ni upp ögonen för Next Project ?
Sandbäckens tidigare faktureringsflöde var allt för komplext och avancerat. När vi skulle ändra på en faktura var vi tvungna att göra om fakturan på nytt. Detta skapade frustration men framförallt tog det mycket tid från verksamheten. Tid som vi villa använda på ett mera effektivt sätt.
Det viktigaste för oss var att hitta ett system som kunde förenkla våra medarbetares vardag genom smidig tidsrapprotering samt att förenkla våra faktureringsrutiner. Även om tidigare system har fungerat för oss så behövde vi hitta något som var mer anpassat för vår verksamhet.
Hur gick implementationen till?
Eftersom vi är en hel koncern med många bolag var det komplext till en början att få till strukturen, främst då med integrationerna mellan Next Project och affärssystemet. Vi hade ett par månaders intrimning men sedan satt allt på plats och fungerar utmärkt än idag.
Hur använder ni Next Project ihop med andra system?
Idag har Sandbäckens flera integrationer med Next Project . Inköp och leverantörsfakturor sker via Symbrio, ekonomisystemet är Agresso och löner sker via Agda. Alla dessa tre pratar med Next Project dagligen och det fungerar utmärkt för oss.
Vilka funktioner i Next Project var är viktigast för er?
Förutom att faktureringen var tvungen att bli enklare fanns det även ett stort behov av den mobila tidrapporteringen och orderhanteringen. Vi använde oss av en annan tidrapportering tidigare som inte levde upp till våra förväntningar, ingen av våra anställda ville tillslut tidrapportera och vi hamnade tillba- ka med papper och penna.
Vad har ni för tips till andra som funderar på tidrapportering?
Vi drog nytta av tongivande medarbetare som hade tidigare erfarenhet av mobil tidrapportering. De stöttade övriga kollegor vid övergången vilket resulterade i att implementationen har varit enkel för oss.
Läs mer om Sandbäckens fördelar med att använda Next Project !
