Den ekonomiska situationen inom byggbranschen har inte gått obemärkt förbi. Prognoserna pekar på en minskning av bostadsbyggandet till en tredjedel under 2024. Konkurrensen har hårdnat, och byggbolag har tvingats anpassa sig till lägre vinstmarginaler. Det har lett till att företag nu till och med köper sig jobb för att åminstone hålla gänget intakt.

Andreas Falk, ägare och VD på Kalkylhjälp.

Men man behöver inte deppa ihop helt och hållet för det finns mycket man kan göra för att hålla skutan i kurs. Kalkylhjälp har omfattande erfarenhet av kalkylering inom byggbranschen. De stöttar byggherrar samt byggkonsulter i att göra kostnadsuppskattningar i tidiga skeden och kostnadsuppföljning för att bidra till mer lönsamma byggprojekt.

Andreas Falk, VD på Kalkylhjälp berättar att det går att få bättre koll på sina siffror, något som såklart är viktigt i goda tider, men som nu ställts på sin spets.

Gör din kalkylerings-hemläxa

Vid större entreprenaduppdrag är ett grundligt förarbete alltid A och O för att säkerställa ett smidigt och framgångsrikt genomförande. Det innebär att göra sin ”kalkylerings-hemläxa” ordentligt. Att kartlägga vad som ska ingå i anbudet och vilka förväntningar som ställs i projektet, inklusive arbetskraft, material, utrustning och andra resurser.

– Man kan aldrig bli noggrannare än sin förmåga att mäta och mängda. Jag brukar säga att det alltid är viktigt att vara noggrann och strukturerad. Ska man bygga en vägg utan ritning blir det svårt att veta hur många kvadratmetervägg man behöver bygga. Desto bättre underlag och detaljerad ritning du har, desto noggrannare kan vi planera vad som behöver göras och till vilket pris, säger Andreas Falk, VD på Kalkylhjälp.

För att säkerställa en heltäckande analys av projektet eller verksamheten är det inte bara viktigt att identifiera och granska olika kostnader och intäkter, utan också räkna på ett nettoresultat. Det ger en mer detaljerad insikt i projektets ekonomi och möjliggör en mer exakt bedömning av det förväntade nollresultatet.

Optimera dina inköpsprocesser

Lika viktigt är det att utvärdera och jämföra offerter för material och UE. 80 procent av den totala kostnaden i ett byggprojekt består av andras priser som du egentligen inte kan påverka. Här är Next ett utmärkt verktyg för att effektivisera sina inköpsrutiner och hantering av offerter. Alla som varit delaktiga i inköpsprocessen i ett större byggprojekt vet vilket enormt pussel av leverantörer, kontakter, dokument och kritiska datum det rör sig om. Räknar man på tio jobb samtidigt är det lätt att dribbla bort sig. Med hjälp av ett stödsystem kan du hantera fler anbudsprocesser, och få en bättre överblick över olika leverantörer.  Det ökar dina chanser att ta fram rätt pris och vinna anbudet.

–För många kan det här vara förvirrande. Man lämnar in sitt pris och får ändå inte jobbet. Ibland löser någon annan det på ett sätt vi inte förstår, hittar genvägar eller etablerar relationer i förväg och får jobbet utan konkurrens. Det gör att man behöver göra smarta val och hitta strategier för att öka chansen att få jobbet. Det är något som Kalkylhjälp lägger extra stort fokus på och Next är ett bra systemstöd för det, berättar Andreas.

Med hjälp av vår modul för inköp inom bygg i Next Project planerar och effektiviserar du hela inköpsprocessen samtidigt som du skapar underlag för det framtida budget- och prognosarbetet.

Gör kontinuerlig kostnadsuppföljning

För att förutse och beräkna lönsamheten i ett projekt är kontinuerlig uppföljning avgörande. Att vänta till årets slut för att utvärdera resultatet är inte en bra idé. Om det inte gick bra är det viktigt att agera i stället för att acceptera läget. Detsamma gäller om det gick bra och man gick med vinst. Det räcker inte att fortsätta på samma sätt utan att förstå framgångsfaktorerna. Nästa gång kanske den där avgörande affären inte inträffar, vilket kan leda till förluster nästa år. Därför är det viktigt med kontinuerlig uppföljning och avstämningar längs vägen.

– Det gäller att ”rycka av plåstret” lite i omgångar och inte vara en struts och stoppa huvudet i sanden. Mycket av vårt jobb handlar om att hjälpa byggbolag att räkna på om och vilken typ av jobb som det finns några pengar i. Då är det viktigt med en godByggare kostnadsuppföljning för att lära känna sin verksamhet och veta vad man är bra på. Det hjälper dig att fatta strategiska beslut kring vilka projekt som man ska hoppa på och inte, säger Andreas.

Även här är Next ett bra verktyg där du får du realtidsuppföljning av projektekonomin. Det möjliggör daglig övervakning av kostnader för material, timmar och leverantörs-fakturor. Det fungerar även som bra underlag för att fatta bättre beslut.

Håll nere dina overheadkostnader

För att säkerställa att man har en långsiktig ekonomisk hållbarhet trots svängningar i marknaden behöver man ha en slimmad organisation med låga overheadkostnader. Stora företag med många kontor, stor administrativ personal och fordon måste se till att de tjänar tillräckligt med pengar på sina jobb för att täcka alla interna kostnader. Företag som Skanska kan inte konkurrera på samma sätt som ett mindre bolag där man har allt i en bil och inget lager. De kan erbjuda annat som till exempel bättre koll på större projekt. Därför gäller det att ha koll på bolaget och hitta rätt nivå.

–Det vi märker på marknaden just nu är att de stora konkurserna handlar om att man byggt på sig kostnader som kräver att man ökar i omsättning för att hålla kassaflödet uppe. Man överlever hela tiden ”lite till” och satsar på att växa snabbt. Man kanske inte behövt gå med omedelbar vinst för det kommer alltid in mer pengar. Men när det sedan vänder nedåt och man minskad intäkt så kolliderar det ganska snabbt och det blir pannkaka. Har man då inget nytt riskkapital att kasta in så är det ju konkurs direkt. Och så sitter tyvärr många kunder just nu. Det är en sakta ökande kostnadslinje som inte är matchar konjunkturen, säger Andreas.

Se till att ha bra rutiner kring ÄTA-hantering och avvikelser

För att undvika kostnadsöverskridningar behöver man ha bra rutiner kring avvikelser och ÄTA-hantering. Eventuella ÄTO:r behöver snabbt dokumenteras och skickas till beställaren för godkännande. Det gäller också att bromsa kostnader i det fall beställaren har ont om pengar och behöver göra ett byte i budgeten. Kanske får man skippa den där kaffemaskinen på 30 000 kronor om man ska ha råd att bygga trappan. Eller så har man råd med hela baletten med både ny trappa, jacuzzi och kaffemaskin.

Det gäller inte bara det egna arbetet utan även det som ligger på underentreprenörer. En ändring i produktionen kan uppstå av olika skäl, som när vi missade att inkludera en trappa till huset, ett klantigt misstag som kräver en nödvändig ändring.

Byggarbetare

–Att kunna styra det här på ett bra sätt gör stor skillnad. Likaså har man ofta koll på den egna byggprocessen men slarvar lite med sina UE. Som när din elektriker föreslår en alltför enkel lösning utan att du märker det. Du har lovat beställaren en installation med fina spottar och fasadbelysning, men du har förbisett underentreprenörens anbud, vilket är ett fastpris. Det innebär ingen möjlighet till extra betalning, och konsekvensen kan vara oväntade tilläggsfakturor från elfirman som du inte kan vidarebefordra till beställaren, säger Andreas.

Tydlighet gentemot sin beställare är nyckeln, och dokumentation är avgörande för att kunna påvisa ÄTO:r. För det behövs bra och snabba rutiner för att bygga upp en klar och förståelig kommunikation. Next Project sammanställer alla ÄT:or i en central, lättnavigerad vy där ni får en god överblick över alla aktuella ÄT:or och vart i processen de ligger – godkända, behöver godkännande, etc. – för varje enskilt projekt.

”Stanna och fila sågen för att såga effektivare”

Ofta är det de där lite tråkiga uppgifterna som man inte vill ta tag i som gör stor skillnad. Kalkylhjälp ser som konsulter och utbildare ser ett ökat behov av kunskap och pricksäkra kalkyler nu när det är tuffare tider. Att förstå och behärska de ekonomiska aspekterna av byggprojekt är avgörande för framgång, och en balans mellan snabbhet och noggrannhet är nödvändig. Att investera tid i att lära sig och förstå de olika stegen i processen, från budgetering till kalkylering och uppföljning, är en nödvändig del av attBild på Next Project bygga en stark grund för projektstyrning.

-Kalkylhjälp sticker ut genom att erbjuda en helhetslösning som inkluderar tjänster, verktyg och utbildning för att stödja kunderna genom hela byggprojektet. Att ”stanna och fila sågen för att såga effektivare” är en metafor som även gäller för din företagsstrategi, och det är nu under lugnare tider som det är ett bra tillfälle till att utveckla verksamheten, avslutar Andreas.

Både Next och Kalkylhjälp finns här för att hjälpa dig att komma vidare. Boka en demo idag för att träffa en av våra experter eller läs mer om Kalkylhjälp här.