Inköpsplanen – ett strategiskt verktyg

Alla som varit delaktiga i inköpsprocessen i ett större byggprojekt vet vilket enormt pussel av leverantörer, kontakter, dokument och kritiska datum det rör sig om. Börjar du i fel ände är risken stor att du mot slutet tvingas göra stressade och dåligt utvärderade panikköp med stora ekonomiska konsekvenser som följd. En väl genomarbetad inköpsplan är därmed ett strategiskt verktyg för att ha kontroll över vad jag ska köpa till mitt projekt, vem som är ansvarig för inköpet, samt när jag måste skicka ut förfrågningar och skriva avtal för att de planerade leveranserna ska matcha datumen i min huvudtidplan. Inköpsposterna som tillsammans skapar inköpsplanen registrerar du antingen manuellt (oftast med kontoplanen som stöd), via Excel-import eller genom att utgå från din kontosatta kalkyl. Använder du Wikells kalkylprogram kan du importera inköpsposter direkt till Next Project.

Leverantörsregister och koppling till inköp

Effektiv hantering av leverantörer och kontakter är en mycket central funktion i en inköpsmodul. Smidig tillgång till aktuella leverantörer men även en möjlighet att märka upp och selektera befintliga leverantörer utifrån olika tjänstekategorier, tex Golv, VS eller Måleri, är därmed mycket viktiga Next Project-funktioner vid det praktiska inköpsarbetet. För att undvika alltför mycket skräpposter i leverantörsregistret erbjuder Next Project också möjligheten att lägga upp preliminära leverantörer som enbart existerar i inköpsmodulen och som inte landar som en skarp leverantör förrän du eventuellt skriver kontrakt.

Fråga, utvärdera och kontraktera en leverantör

Under respektive inköpspost samlar du information för det aktuella inköpet, d v s: (1) leverantörer som du avser att fråga, samt (2) dokument och bygghandlingar som ska ingå i förfrågningsunderlaget. För att förenkla utskick av förfrågningar finns färdiga förfrågnings- och e-postmallar som också kan redigeras och sparas för att skapa företagsunika och gemensamma mallar. Varefter anbuden kommer in kan beloppen justeras för att kompensera för eventuella reservationer eller andra avvikelser mellan anbuden. Efter slutförhandling finns samma möjligheter med avtals- och e-postmallar som vid utskick av förfrågningarna, men nu rör det sig i stället om kontraktsmallar. Såväl inköpsposter som leverantörsposter har en tydlig färgindikerad status som ger en mycket god överblick över inköpsarbetet, både på övergripande nivå och för respektive leverantör.

Inköp utgör grunden för produktionsbudgeten

I ett större byggprojekt utgörs normalt 80-90 procent av projektkostnaden av olika former av inköp. Det är därför ingen överdrift att påstå att väl genomförda och strukturerade inköp är av helt avgörande betydelse för projektets ekonomiska utfall. I någon mening är det inköpsarbetet som sätter ribban för stora delar av produktionsbudgeten och det är därmed av stort intresse att kunna spåra inköpsposter vid fakturakontroll, samt vid avstämnings- och prognosarbete. I Next Project finns möjligheten att redan vid godkännande av fakturan bocka av vilket lyft i leverantörens lyftplan fakturan avser, något som sedan kan spåras i avstämningsmodulen där man enkelt, lyft för lyft, kan följa leverantörens fakturering. Bättre detaljkontroll än så är faktiskt svårt att tänka sig.

Om inköpsmodulen

Syftet med Next Project inköpsmodul är att stötta ett strukturerat inköpsarbete där mycket fokus har lagts på planering samt att skapa en god överblick där du i realtid kan se status på alla de inköp som ska utföras inom ramen för ditt projekt. Målet är givetvis att alla inköp ska vara väl genomarbetade och att stressade panikköp därmed ska undvikas vilket i slutändan ska landa i ett bättre ekonomiskt utfall. Enklare eller svårare än så är det inte – här är några av de funktioner som inkluderas:

  • Inköpsplan där posterna kan skapas manuellt, från kontoplan, från din kontosatta kalkyl eller direkt från Wikells.
  • En möjlighet att hålla ordning och reda på alla kritiska datum som är förknippade med inköpsprocessen.
  • Dokument- och e-postmallar för smidig kommunikation med leverantörerna.
  • Förfrågningar, avtal och all övrig inköpsdokumentation sparas direkt under inköpsposterna.
  • Bilagor till förfrågningar och avtal bifogas enkelt vid e-postskick.
  • Leverantörsbedömning med kriterier för KMA, ekonomi, kollektivavtal, mm.
  • Statistik över tidigare kontakter med leverantören – svarsfrekvens, antagna anbud, mm.
  • Smidig ekonomisk överblick där uppfyllande av aktuella inköpsmål, kontraktssummor och inköpsvinster redovisas både för respektive inköpspost och summerat.
  • Full spårbarhet när det gäller inkommande fakturor och koppling till avstämning/prognos