För de allra flesta projekt är ÄTA ofrånkomligt. Förr eller senare dyker det ofta upp ändringar eller tilläggsarbeten, hur väl planerat projektet än varit. Tyvärr är ÄTA i byggprojekt ofta förknippat med missförstånd eller rent av tvist mellan entreprenör och kund.
Med en digital ÄTA-hantering minskar risken att frågetecken uppstår. Kunden känner sig nöjdare tack vare bättre underlag och ökad transparens. Du som entreprenör kan ta betalt för den tid du lägger ner och de omkostnader du har.
Det lönar sig snabbt att använda en digital ÄTA-hantering!
Vad är ÄTA?
Äta står för Ändringar, Tillägg, Avgående. Det omfattar de arbeten på en byggarbetsplats som inte fanns med vid byggstarten.
ÄTA i byggprojekt kan vara oförutsedda arbeten som dyker upp under projektets gång och som utförs i anslutning till det kontrakterade arbetet. Det förekommer ÄTA-arbeten i nästan alla byggprojekt.
Bolag inom byggbranschen har sina regler för hur denna typ av arbeten ska hanteras. Det finns ingen central reglering eftersom det råder fri avtalsrätt. I standardavtalen AB04 och ABT06 finns dock regler som i princip blivit till branschpraxis.
Exempel på ÄTA-situationer:
- Dåliga förberedelser: Om det finns brister i grundarbetet eller planeringen leder det ofta till att extra åtgärder krävs längre fram under byggprojektet.
- För tajt budget: Ett projekt med allt för tajt budget leder ofta till att mer resurser måste skjutas till senare.
- Det blev inte som det var tänkt: Fel inträffar och resultatet blir inte alltid som man tänkt sig. Tilläggsarbeten leder då till ÄTA-hantering.
- Tilläggsbeställning: Om kunden gör en tilläggsbeställning under projektets gång blir det ÄTA.
Digital ÄTA-hantering löser många problem med ÄT:or
Tyvärr uppstår det ofta osäkerhet i samband med ÄT:or. Det är vanligt med diskussioner och tvister mellan entreprenör och beställare. Det har bland annat att göra med att kvaliteten på dokumentationen varierar. Dessutom är det är svårt att prissätta alla omkostnader, till exempel väntetid och arbetsomställning. Konsekvensen blir att kunden inte förstår de kostnader som du som entreprenör redovisar.
Detta är något som en digital ÄTA-hantering råder bot på. I varje fall kan många av de problem som är förknippade med normal hantering av ÄTA i byggprojekt minimeras.
Med digital ÄTA-hantering sker all hantering av ÄT:or digitalt. Du som entreprenör skapar lätt bättre dokumentation, spar tid och undviker allt pappersarbete. Kunden blir nöjdare tack vare ökad transparens och du kan ta betalt för ditt jobb.
Hela processen – från det att en ÄTA i ert byggprojekt initierats till dess att uppföljning gjorts med kunden kan ske digitalt. Här ingår även allt som behöver dokumenteras i fält, till exempel dagboksnoter och fotografier.
När du använder Next Project för din digitala ÄTA-hantering sker allt arbete ute i fält via en mobil app. All information som läggs in samlas sedan i molnet. Därefter kan du använda informationen i uppföljningen med kund. Dessutom innebär det digitala arbetsflödet att det lätt går att koppla samman dina ÄT:or med fakturering och bokföring.
Fördelar med digital hantering av ÄTA i byggprojekt
Det finns många fördelar med digital ÄTA-hantering:
- Digital hantering: Varje ÄTA-uppdrag är digitalt från början. Inget pappersarbete.
- Tydlighet: När kunden beställer ändringar eller tilläggsarbete dokumenteras det digitalt genom appen. Det leder till ökad tydlighet om vad som sagt och gjorts.
- Kunden delaktig: Beställaren accepterar alla arbeten digitalt innan de sätter igång. Det leder till färre missförstånd.
- Transparens och ökat förtroende: Kunden känner ökat förtroende för er eftersom hen får full insikt i arbetet.
- Få betalt för allt arbete: Med digital ÄTA behöver du aldrig mer utföra arbeten som du inte kan ta betalt för. Att använda ÄTA medför därför en kostnadsvinst.
- Mindre följdkostnader: Ibland är det svårt att identifiera alla kostnader som uppstår i samband med ÄTA. Med digital ÄTA-hantering minskar risken för oförutsedda följdkostnader.
- Spar tid: Att använda digital ÄTA-hantering går mycket snabbare än att dokumentera ÄT:or för hand. Ju större arbetsplats desto större tidsbesparing kan ni göra.
- Allt på en plats: Med digital ÄTA-hantering kommer denna typ av uppdrag direkt in i datasystemet. En ÄTA kan integreras med budget och fakturering.
- Lätt att dokumentera: Du kan knyta dagboksnoter och foton från byggarbetsplatsen till din ÄTA. Det är egentligen mycket lättare att jobba med digital ÄTA-hantering än på traditionellt vis för skapandet av dokument såväl som för kvalitetssäkring inom bygg
- Presentera: När du använder digital ÄTA-hantering är det mycket lätt att presentera resultatet för kunden. Med Next kan kunden logga in i kundportalen och se alla uppgifter direkt på skärmen – på dator eller i mobilen.
Så sköter du den digitala ÄTA-hanteringen
Att jobba med digitala ÄT:or är betydligt enklare än att jobba på traditionellt vis. Du får mer ordning på dokumentationen och kan ta betalt. Kunden känner sig också bättre informerad.
Så här går den digitala ÄTA-hanteringen till:
1. Identifiera arbetet och involvera kunden tidigt
Det första steget är att identifiera det arbete som ska utföras. För att ÄTA-hanteringen ska fungera bra är det viktigt att involvera kunden tidigt. Det gör att du alltid kan ta betalt för det extraarbete som ni utför. När du informerar kunden minskar risken för missförstånd efter att ni utfört ändringar och tilläggsarbeten. Här bör AB04 användas.
Med digital ÄTA-hantering kan du dokumentera all kontakt med kunden direkt i programmet.
2. Digital acceptans
Innan ni påbörjar några ÄTA-arbeten är det viktigt att få en digital acceptans av beställaren. Det gör att uppdraget går in i systemet och blir del av den digitala ÄTA-hanteringen. Skulle det uppstå frågor eller funderingar från kunden vid ett senare tillfälle är allt dokumenterat.
3. Redovisa direkt
Personal kan lägga in materialkostnader och tid direkt i appen. Alla timmar, kostnader och dokument kopplas sedan till rätt ÄTA. Det går även att lägga till dagboksnoter och fotografier från fält direkt i appen.
Denna information används sedan i redovisningen i kundportalen. Den kan också kopplas samman med fakturerings- och bokföringsprogrammet.
4. Uppföljning
När arbetet är slutfört är det lätt att redovisa det för kunden som även har tillgång till kundportalen. Allt är dokumenterat i detalj med tidsåtgång och materialkostnader. Om du vill kan kunden även få se bilder och annan dokumentation.
Med allt samlat på en och samma plats blir det garanterat färre frågor från kund kring arbetskostnader eller materialkostnader.
Med digital ÄTA-hantering får du mer ordning bland dina ÄT:or och kunden känner sig nöjd!
