Når kommunikasjonen på byggeplassen bryter sammen

Når kaos og rot råder på byggeplassen, er synderen som oftest dårlig kommunikasjon.

Svikt i kommunikasjonen kan føre til svekket engasjement, slurv, at ting må gjøres om igjen, problemer for de ansatte – og i ytterste konsekvens ulykker og dødsfall.

Gjennom årenes løp har byggebransjen fått på plass et sett med rutiner for god kommunikasjon. Men det er mange ulike aktører i sving på en byggeplass, og de kommer og går til ulike tider og har ulike prioriteringer.

Effektiv og velfungerende kommunikasjon er en forutsetning for å …

– Oppnå samordnede og koordinerte resultater

– Holde styr på arbeidsoppgaver

– Motivere arbeidstakerne

– Forstå behovene på arbeidsplassen

Hvis du som entreprenør faller gjennom på ett eller flere av disse punktene, må du finne ut hvor i kommunikasjonen det svikter.

Her er noen av de vanligste kommunikasjonsproblemene på byggeplassen:

Folk hører ikke etter

Vet du hvor mange arbeidere som egentlig hører etter på byggemøter? Hvis du ikke med én gang klarer å fange oppmerksomheten deres, faller de ut til det virker som at du er ferdig.

Hva kan det komme av?

De har det travelt med å få unnagjort en arbeidsoppgave

De henger ikke med, men lar være å stille spørsmål

Du gir dem ikke anledning til å komme med spørsmål

De får seg ikke til å si fra om problemer på arbeidsplassen

De får rett og slett ikke med seg det som blir sagt, på grunn av støy

Det pågår personkonflikter

For treg varsling eller oppfølging

Hvis du ikke gjør arbeiderne oppmerksom på et problem før det oppstår, kan de ikke være i forkant. Hvis du titt og ofte sier at du skal undersøke noe, uten at du følger det opp, kan det ende med at arbeiderne lar være å si ifra til deg.

For å lykkes med kommunikasjon må det en viss grad av tillit til. Når du sier at du skal ta tak i en sak, men ikke gjør det, da blir tilliten brutt. En viktig del av kommunikasjonskjeden går tapt, noe som kan føre til at ting ikke blir innrapportert, eller at folk velger lettvinte, provisoriske løsninger.

Hvis du lar være å fortelle byggeleder at de siste stålplatene er blitt forsinket under transport, vil han ikke få gitt de nødvendige beskjeder. Alle ender opp med å stå der og vente og kaste bort tiden.

Hvis kranføreren sier at folk holder på innenfor sikkerhetssonen, og du sier at du skal ta deg av det – da kan noen komme til skade dersom du ikke følger det opp litt brennkvikt. Og dermed kan det være at kranføreren ikke ser noen vits i å be deg gjøre noe mer, og varsler Arbeidstilsynet.

Teknologiske utfordringer

E-post og SMS har gjort det enklere å kommunisere på enkelte områder. Men det har også ført til at kommunikasjonen på andre områder blir oppstykket. Beskjeder som sendes frem og tilbake i private grupper, legger lokk på mye av informasjonstilgangen.

Det oppstår siloer – der enkelte styrer med sitt mens andre havner utenfor loopen. Da går det ikke lang tid før hele samarbeidet rakner.

For å motvirke dette bør samtlige ha tilgang til opplysninger og dokumenter i sanntid, slik at alle har full oversikt over løpende kommentarer og endringer. Det må være én sømløs kommunikasjonsmetode å forholde seg til, og den må til enhver tid vise aller siste info.

Hva skjer når kommunikasjonen svikter?

Ansatte kan feiltolke beslutninger som tas av administrasjonen, eller de reagerer ikke som forventet. Administrasjonen kan misforstå hva ansatte har behov for.

Begge deler resulterer i at det blir gjort en dårligere jobb, og det blir høyere turnover.

Enkelte misforståelser fører til at ting må gjøres om igjen. Det kan være alt fra å måtte bytte ut noen lys til å måtte rive opp en hel betongplate og støpe den på nytt.

Feilkommunikasjon på andre områder kan føre til sikkerhetsbrudd, ulykker, skader eller dødsfall. En arbeider oppe i høyden lærte ikke å bruke sikkerhetsselen ordentlig, fordi han ikke forstod den som gav ham opplæring.

En annen får ikke med seg beskjeden om hvor heisekranen er i sving. På en byggeplass er det hundrevis av måter man kan komme til skade på, hvis man ikke hører grunnene til at man må være forsiktig.

Løsningen på kommunikasjonsproblemet

Første steg mot å løse kommunikasjonsproblemer er å erkjenne at de faktisk finnes. Be om tilbakemeldinger på det du gav beskjed om, spesielt i situasjoner ansikt til ansikt. Få vedkommende til å gjenta det du sa, for å forsikre deg om at informasjonen ble oppfattet riktig.

Følg med på hvordan han eller hun reagerer, og se etter tegn på at de lytter.

Digitale løsninger som automatiserer kommunikasjonsflyten og gir sanntidsoppdateringer, kommer virkelig til sin rett når …

Det blir værendringer, eller det er meldt ekstremværDet oppstår forsinkelser i leveringen av materialerDet må gjøres endringer i arbeidsplanen fordi en bestemt underentreprenør ikke er tilgjengelig den dagen

Varslene bør ikke gå ut til andre enn dem som behøver den aktuelle informasjonen. Hvis arbeiderne mottar for mange varsler, kan det ende med at de begynner å overse dem.

Det beste du kan gjøre for å tette kommunikasjonsgapet, er å investere i programvare med et dashboard som gir full oversikt over hva dine ansatte gjør i felt. Du kan kommentere og kommunisere med arbeidere direkte på oppgaver, avvik og fremdrift.

Misforståelser bør ikke forekomme på en byggeplass – det står for mye på spill. Tydelig kommunikasjon gir ikke bare mindre omarbeid og færre avvik og ulykkeshendelser, det gir også betydelig økning i effektiviteten og produktiviteten i byggeprosessen.

Finn ut av hvor kommunikasjonen svikter, ta lærdom av det, og sørg for å holde alle oppdatert på alt fra endringer på avtalt leveranse til hvordan været vil påvirke dagens arbeidsplan.

Bedre kommunikasjon gir bedre samhold og samhandling på jobben. Bedriften holder på sine ansatte, og holdningene på arbeidsplassen blir bedre.

Skrevet av Tom-Erik von Krogh-Martinsen

Som forenklingsevangelist og daglig leder i Next Field, drives Tom-Erik av å gjøre hverdagen enklere og bedre for ansatte i byggebransjen.