Hvorfor Next Project

Tradisjonelt begynner en endring av et forretnings- eller virksomhetssystem med en forstudie, vanligvis inkludert en eller flere workshops der selskapets informasjonsflyter er dokumentert. Forstudien resulterer i en forstudierapport som delvis definerer målet med systemendringen, men som også vanligvis beskriver selskapets informasjonsflyt og virksomhet med grafiske bilder, fra innkommende bestillinger til ferdige fakturaer.

Det er en dobbel hensikt med forstudien:

• Basert på forstudienresultatene, plasser informasjonsflyten i det nye forretningssystemet
• Eliminerer frykt og forankrer det forestående systemskiftet i organisasjonen

Ikke forsøm forstudien

Å neglisjere mulighetsstudien kan være en svært kostbar feil, da det er en risiko for å ha et forretningskritisk IT-system som ikke støtter selskapets forretningsprosesser riktig. Her er det sjelden eller aldri de standardiserte økonomiske rutinene som bremser på, men snarere de operasjonelle flytene som kreves for at produksjonen skal fungere effektivt. Når det gjelder nødvendigheten av å gjennomføre en detaljert forstudie, er det skrevet kolonnekilometer i både presse og undervisningsmateriale, se for eksempel:
https: // www. visma.se/kunskapsbank/guider/vanligaste-fallgroparna-vid-byte-av-affarssystem/

Definisjon av begrepet forretningsflyt – erfaring fra +100 mulighetsstudier

Gjennom årene har vi i Next One Technology gjennomført +100 lignende mulighetsstudier i en og samme bransje, byggebransjen, og her er det grunn til å reflektere over hvor mye de forskjellige forstudierapportene faktisk skiller seg fra hverandre. I en slik sammenligning viser det seg at byggebransjen er ekstremt homogen når det gjelder hvert selskaps forretningsflyt og kravene som stilles til forretningssystemet. Mulighetsstudiene indikerer tydelig at alle strømmer i et konstruksjons-, service- eller byggefirma (inkludert installatører) kan deles inn i seks forskjellige hovedgrupper, eller som vi vanligvis sier – Forretningsflyter:

1. Løpende faktureringsflyt
2. Serviceordreflyt
3. Installasjon / artikkelflyt
4. Entreprenadflyt
5. Mengderelatert forretningsflyt
6. Dagboksflyt

Nedbrytning på det operasjonelle detaljnivået

Under hver hovedoverskrift ovenfor er det deretter en rekke dokumenterte sjekkpunkter som øker detaljnivået slik at vi sammen med brukerne kommer ned på det operative nivået der vi stiller spørsmål av typen:

• Rapporterer du en daglig rapport til kunden som må godkjennes som grunnlag før du sender fakturaen
• Bør rapporten i så fall signeres av kunden slik at du kan fakturere?
• Krever kunden at du legger ved leverandørfakturaer ved fakturering?
• Osv

En unik implementeringsprosess

Konsekvensen av det ovennevnte er at vi i Next One Technology har utviklet en unik og pragmatisk implementeringsprosess der vi, basert på de definerte forretningsstrømmene ovenfor, dramatisk reduserer tiden for å gjennomføre den nødvendige forstudien og dermed også den totale tiden for implementering. Kort fortalt handler det om følgende prosess:

• Identifiser forretningsflyten (e) som er relevante for det aktuelle selskapet.
• Gjennomfør en eller flere workshops / vurderinger der den respektive forretningsflyten brytes ned på et detaljert nivå og hvor både ledelse og brukere er involvert.
• Basert på resultatene fra workshopen settes parametere og grunnleggende data.

Kunden gjenkjenner forretningsprosessen

Når vi starter fra en veldig klar og kjent forretningsprosess som selskapet føler seg hjemme i, tar forstudie og implementering timer, dager eller uker, i stedet for å ta måneder, noe som sparer store mengder tid og penger. Litt forenklet kan du si at vi aldri stiller spørsmålet, «Hvordan skaper du din business?», Men i stedet starter vi fra spørsmålet, «Vi vet at du skaper din business på denne måten – hvordan skal vi sette opp Next Project på detaljert nivå på beste måte å støtte den forretningsprosessen? ”.

Praktisk erfaring med implementeringsfilosofien

I mindre selskaper utføres forstudien, det vil si identifisering av nåværende forretningsstrømmer, ofte allerede i salgsfasen – Byggservicebolaget X har rett og slett nøyaktig de samme kravene til sitt forretningsverktøy som Byggservicebolaget Y har. De større selskapene krever imidlertid innledende prosjektmøter og muligens workshops, men det er ikke nødvendig med en fullstendig mulighetsstudie i tradisjonell forstand – vi tar utgangspunkt i de over hundre studiene vi tidligere har gjennomført med bransjekolleger.

Med Next Project nærmer vi oss 400 implementerte kunder med denne metoden, og så langt har det aldri mislyktes. Treffbildet er 95-100% på denne måten, og det som kan falle utenfor er aldri kritiske øyeblikk av typen «Opprett faktura» – de kritiske flytene dekkes alltid av de grunnleggende forretningsstrømmene som er definert ovenfor.

Unngå unødvendig og kostbart konsulentarbeid

En ytterligere konsekvens av implementeringsmetoden ovenfor er også at du ikke bruker unødvendig tid på å dokumentere nøyaktig: Hvordan gjør du det i dag ? All erfaring sier at når det skjer store endringer i et forretnings- eller driftssystem, er det ikke før brukerne kjører kraftig at de faktisk innser alle mulighetene til det nye verktøyet, og dette gjelder uansett hvor mye tid som brukes på mulighetsstudier og workshops. Kommentaren: « Aha – du kan gjøre dette også !» er vanlig, og er et tydelig bevis på at du finner nye og mer effektive måter i forbindelse med et systemskifte. Metodikken er dermed basert på tesen om at man bør forfølge skarpe operasjoner så snart som mulig, men selvfølgelig under forutsetning av at man har sikret de grunnleggende forretningskritiske flytene.