Personalliste for byggebransjen
Det er et krav at alle byggeplasser må føre et elektronisk personalregister. Ved hjelp av Next Project kan du enkelt sette opp et elektronisk personalregister for dine egne ansatte og underleverandører.
Ingen kompliserte installasjoner er nødvendig. Personalloggen kan nås fra mobiltelefon, nettbrett eller datamaskin. All nødvendig informasjon er lett tilgjengelig for Skatteetaten/Arbeidstilsynet før en eventuell revisjon.
Med noen få tastetrykk kan du hente brukerstatistikk for å fakturere kostnadene til underleverandørene eller kunden.
Hvorfor skal man ha personallister?
Norske myndigheter krever at alle byggeplasser fører et elektronisk personalregister. Personallisten må inneholde informasjon om hvem som jobber på arbeidsplassen. Det bør også oppgis når alle har startet og er ferdig med arbeidsskiftet.
Det er byggherren som har det formelle ansvaret for å ha en fungerende elektronisk personalliste på stedet. Byggherren velger nesten alltid å delegere oppgaven til den ansvarlige hovedentreprenøren.
§ 15. Oversiktsliste – Arbeidstilsynet
Byggherren skal som ledd i arbeidet med helse, arbetsmiljø og sikkerhet føre en oversiktsliste over alle som skal utføre arbeid på bygge- eller anleggsplassen. Oversiktslisten skal føres elektronisk og kontrolleres og oppdateres daglig.
Oversiktslisten skal inneholde følgende opplysninger:
-
- a) navn og adresse på bygge- eller anleggsplassen
- b) navn på byggherren
- c) navn på arbeidsgivere eller enmannsbedrifter eller, for innleide arbeidstakere, navnet på innleievirksomheten
- d) organisasjonsnummer for registreringspliktige virksomheter
- e) navn, fødselsdato, arbeidsgiver og HMS-kortnummer på alle som skal utføre arbeid på bygge- eller anleggsplassen
Oversiktslisten skal være tilgjengelig og på oppfordring vises til arbeidsgiveren, verneombudet, Arbeidstilsynet og skattemyndighetene. Oversiktslister skal oppbevares i seks måneder etter at bygge- eller anleggsarbeidet er avsluttet.
Grunnen til at det er påkrevd med etter elektroniske personalfiler i spesielt byggebransjen har å gjøre med kompleksiteten som ofte preger byggeplasser. Det er mange involverte parter som flytter på en byggeplass.
Elektroniske personalregistre er ikke bare et krav fra myndighetenes side. Byggebransjen har vært med på å få på plass en regelendring når det gjelder dette. Ved hjelp av ansatte øker sikkerheten for de som jobber på arbeidsplassen. I tillegg er det en måte å motvirke svart arbeid på.
Elektronisk personalregister er inkludert i Next Project
Et elektronisk personalregister er inkludert i Next Project. Den henter all grunnleggende informasjon om både ditt eget personale og underleverandører fra de vanlige registrene i Next Project. Derfor trenger du ingen ekstra maskinvare, programvareinstallasjoner eller annet teknisk utstyr enn smarttelefon, nettbrett eller datamaskin.
Så snart noen registrerer seg på arbeidsplassen, lagres organisasjonsnummeret (arbeidsgiver), ID og tid automatisk. Dermed er kravet til sporbarhet oppfylt.
Ved en revisjon kan personallisten presenteres direkte på en hvilken som helst tilkoblet enhet – smarttelefon, nettbrett eller datamaskin.
Det skal understrekes at Next Project Personalliste ikke er knyttet til identifikasjon via Grøntkort. Den brukes på arbeidsplasser uten kortlesere, for eksempel i byggservice og Graveentreprise.
Mobil innsjekking
Den elektroniske personallisten er lett tilgjengelig via mobil, nettbrett eller datamaskin. Både ansatte og underleverandører kan finne modulen Personalliste direkte i Next Project-hovedmenyen. Personallisten vises bare for prosjektene der det er krav til personalliste.
Innsjekkingen i seg selv er enkel og det kreves ikke mer enn noen få klikk. Slik fungerer det:
- Klikk på personalliste
- Velg prosjekt
- Klikk på «Sjekk inn»
Det kan knapt bli enklere enn det!
Unngå administrasjon av underleverandørers personale
Hvis du vil unngå å administrere eksternt personale, må hver underleverandør ha begrenset tilgang til Next Project via Next Portal.
Med Next Portal kan du enkelt koble sammen underleverandører og dele informasjon med tredjeparter. En tilleggskostnad faktureres bare for perioden underleverandøren er koblet til Next. Tilkoblingen inkluderer et ubegrenset antall prosjekter og et ubegrenset antall eksterne brukere i prosjektene.
Med noen få tastetrykk kan du få statistikk over hvordan underleverandørene brukte Next Project. Dette gjør at du enkelt kan fakturere kostnadene for personallister og tilhørende administrasjon til dine underleverandører og/eller kunden.
Når du har skaffet deg Next Project, får du en kontaktperson som gjerne informerer deg om hvordan du kobler personalfiler til underleverandører.
Ta kontakt hvis du vil snakke mer om Next Project som et verktøy for ansatte. Vi deler gjerne hva våre referansekunder har å si!
