Vil du også bruke et av markedet mest komplette skybaserte forretningssystem for byggebransjen?

Sannsynligvis har du både krav og forventninger til hva et komplett skybasert forretningssystem skal gi deg. Med mange pågående prosjekter samtidig er brukervennlighet og oversikt viktig. Det er også viktig at du kan håndtere alt det daglige arbeidet i ett og samme system – du forstår selv hvor mye tid du sparer om du slipper å bruke mye tid på å lete når du skal sette sammen en faktura eller få oversikt over tillegg.

Med et digitalt og mobilt forretnings- og prosjektverktøy kan ditt selskap vokse. Next Project inneholder alt du trenger for den daglige driften uansett om du har et lite, mellomstort eller stort bygg-, anlegg- eller eiendomsselskap. Komplett mobilkobling til personalet som jobber i felt innebærer rapportering av tid, ressurser, materiale og dagbok. Det gjør at du dag for dag vet nøyaktig hva som skjer ute i felt.

I denne guiden får du i fem enkle steg, tips om hvordan du får bedre kontroll på dine mindre prosjekter. Skap vekst og forbedre dine marginer.

Steg #1 Fang data ute i felt

Tidsrapportering på papir, bilder på mobilen, gjørmete følgessedler og sms eller e-post – metodene for å dokumentere hva som skjer på bygget kan være mange. Jobber du med mindre prosjekter eller service-prosjekter er det av størst viktighet å «fange dagen», det vil si at du får inn løpende dokumentasjon på dagens arbeid. Med dagens arbeid mener vi ikke bare nedlagte timer, en NEXT-etterrapport inneholder: ressurser, utstyr og materiell hentet fra bil eller lager, bruk av eget utstyr, dagbokoppføringer, bilder og registrerte avvik og tillegg. Med NEXTs mobile rapportering får vi personalet til å rapportere utfyllende hver dag og du får betalt for det du faktisk har levert til din kunde.

Steg #2 Tydelig og profesjonelt tilbud

På et mindre prosjekt finnes det nesten aldri dokumentasjon for å definere omfanget av oppdraget.  Det er ikke så rart at det er slik – å dokumentere alle gjøremål er dyrt og det vil gå utover det prosjektets budsjett. Dessverre fører mangelen på dokumentasjon ofte til ulike forventninger til prosjektresultatet og dette koster alltid penger å ordne opp i.

Her er noen tips på veien:

  • Bruk en standardisert tilbudsmal som tydelig angir hva som gjelder for f.eks. tider, reiser, tillegg, materialtransport, tilgang på strøm/vann og alle andre rutiner som kan oppfattes på ulike måter.
  • Gå igjennom arbeidsplassen med kamera og send dette som vedlegg i tilbudet. Alle kunder setter pris på et tydelig og profesjonelt tilbud – her øker du ikke bare prosjektmarginen, du bygger en merkevare og kan ta bedre betalt også.

Steg #3 Ha kontroll på avvik og tillegg

Det skal sitte i ryggmargen at dagboknoteringer, foto og dokumentasjon på avvik skal skrives hver dag når man er ferdig på jobb. Med hånden på hjertet – hvem er det som på fredag kan huske alle detaljer av hva som skjedde i startet av uken, og hvor enkelt er det å dokumentere avvik som allerede er utbedret? Hvor gøy er det å komme med lua i hånden etterpå og be om ekstra betalt for avvik og tillegg  som er dårlig dokumentert og hvor ofte får man fullt betalt for dette arbeidet? Kort sagt, hvis du har fullstendig dokumentasjon, vil du få fullt betalt for arbeidet du faktisk legger ned, inkludert tillegg. Og skulle det fortsatt oppstå diskusjon om hva som har skjedd eller hva som gjelder, er det du som har den beste dokumentasjonen – du vinner den kampen og du kan aldri få for mye dokumentasjon.

Steg #4 Ha god oversikt over økonomien

Hvor mange milliarder renner ut mellom fingrene på selskapene i den norske byggebransjen hvert år på grunn av at alle påløpte kostnader ikke lander på en faktura? Det er vanskelig å holde oversikt, uansett om du jobber med faste priser eller fakturerer løpende. Dette skyldes dels utfordringen med å få fullstendig rapportering på arbeidsplassen, men også utfordringen med å følge innkommende leverandørfakturaer og den totale prosjektøkonomien.

Digital fakturahåndtering gjør at innkommende fakturaer logges direkte på prosjektet og du kan fortløpende, mer eller mindre i sanntid, se timer og prosjektøkonomi. Har du dårlig kontroll risikerer du å bli skikkelig svett når det er tid for sluttfakturering og du innser at jobben ble 100 000 NOK dyrere enn forventet og at kunden neppe vil bære hele denne merkostnaden. Du risikerer å sitte igjen med tap, og et tips på veien for å unngå dette er å etablere et oversiktlig prosjektbudsjett. Det er et uvurderlig verktøy for kontinuerlig å ha kontroll på prosjektet.

Steg #5 All dokumentasjon samlet på ett sted!

Å hoppe rundt mellom ulike systemer, sende mailer og ringe rundt til ansatte, konsulenter og underleverandører, for ikke å snakke om å lete etter dokumenter, bilder og fakturaer – er oppskriften på kaos og rot. I tillegg er det enormt tidkrevende og gammeldags. Med et sømløst digitalt system kan du samle all informasjon på ett enkelt sted og dermed også dele informasjonen med alle som skal ha tilgang til den. Dine ansatte på arbeidsplassen kan hente en tegning eller en arbeidsordre direkte i telefonen eller nettbrettet og vite at det er siste versjon og kunden kan få tilgang til dagbokoppføringer og fakturaer. Forestill deg hvor mye tid og frustrasjon dette vil spare deg for!