Før Next Field hadde jeg ofte full innboks med mye ulest e-post

Selskapet ble opprinnelig etablert i 1994, og jobbet primært med malejobber. Etterhvert som selskapet fikk større prosjekter med mange oppgaver innenfor flere faggrupper, endret de navn til Håndverksteknikk for å bedre beskrive det de gjør. De fungerer i 9 av 10 tilfeller som totalentreprenør.

– Før Next Field hadde jeg ofte full innboks med mye ulest e-post. Siden jeg ofte er ute på prosjekter, er det ikke nødvendigvis slik at jeg har tid til å besvare all mail. Det var ofte mye kveldsarbeid for å besvare e-post, sier Christoffer.

– Det er ikke alltid lett å kommunisere via e-post, man kan miste viktige e-posttråder om noen ikke svarer alle. Det gikk mye tid på å finne ut hvem som har sagt hva, og til hvem. E-post blir ofte misbrukt siden det er lett å sende e-post til “alle”, og da er det enkelte mottakere som mottar mye irrelevant e-post. Derfor hender det også at de som egentlig skulle ha fått beskjeden ikke får den. Det er ingen garanti for at e-post og vedlegg blir lest eller forstått av rett mottaker.

– Før vi tok i bruk Next Field , gikk mye av dagene ut på å dokumentere hva vi gjør og hvordan vi gjør det. Det ble mye bilder med telefon som jeg sendte til min egen e-post, for så å legge dem inn i rapporter. Dette er meget tidkrevende, forteller han videre.

– Jeg har brukt powerpoint som et verktøy for å samle og synliggjøre informasjon, men det er veldig tidkrevende. En slide kan ofte ta opp til en time å lage. Det er godt verktøy, men det krever uhorvelig mye tid. I tillegg er det ofte utfordringer med å sende og dele store powerpoint-filer.

Etter vi kom i gang med Next Field

– Det er nå er mindre e-poster i innboksen min. De e-postene jeg sender og de jeg mottar er mer konkrete. Dette er både effektiviserende og tidsbesparende for min del, og også for våre underleverandører og partnere.

– Next Field har kommet for å bli i mitt tilfelle, så det er en veldig god oppdagelse.

– Next Field-appen bruker jeg 90% av tiden. Den har revolusjonert min måte å styre et prosjekt på. Den er veldig brukervennlig og intuitiv, i tillegg til at det er enkelt for førstegangsbrukere å sette seg inn i den. Dette er en stor bonus for våre leverandører, partnere og faggrupper.

Oppfølging i Next Field har i stor grad gjort min hverdag mye enklere

– Det er tilfeldig at vi tok i bruk Next Field . Vi var innleid i et prosjekt som UE hvor vi ble “tvunget” til å bruke systemet, men det var veldig lærerikt og nyttig, derfor valgte vi å bruke det på egne prosjekter. Når man tar i bruk Next Field , forstår man fort at det er mye enklere å delegere oppgaver via appen. Med filteret er det enkelt å sortere etter fag for å tilordne oppgaver, og underleverandørene kan enkelt sortere på sitt fag for å få oversikt over sine oppgaver. På denne måten unngår man “støyet” fra tradisjonell e-post.

– Det er enklere for den enkelte bruker å finne den informasjonen som er ment for dem selv.

I Next Field kan du kommunisere direkte i punkter som avvik eller arbeidsoppgaver. Dette gjør at du får et mer oversiktlig bilde over utviklingen og løsningen.

– Det er enkelt å følge en korrespondanse, eller et punkt, eller en jobb. Du kan sortere etter tegning eller oppgaver etter fag, og da kan du hele tiden følge korrespondansen.

– I en hverdag hvor man ikke alltid er på samme lokasjon, hvor jeg som prosjektleder er på byggeplassen, mens kunde sitter på et kontor et annet sted, er det fint å kunne bruke visuelle hjelpemidler for å illustrere og avklare eventuelle misforståelser.

– Det gjør at man slipper å fysisk dra ut for å se selv, siden det er lett å håndtere avklaringen via Next Field på bare noen minutter, med illustrasjoner og bilder.

– I appen har du oversikt over hvem som er involvert i prosjektet, hvilke roller de har, med e-post og mobilnummer. Det er genialt om du må ha tak i noen raskt for å få svar på spørsmål.

– Next Field er et utmerket prosjektstyringsverktøy, og det er ekstremt brukervennlig og intuitivt. Det er nytt verktøy som vi definitivt vil fortsette med, og som jeg vil kreve at våre underleverandører bruker. Det er også gøy å jobbe med dette verktøyet, siden det gjør ting mer moderne.

Vil du vite mer om Håndverksteknikk AS? Les mer på deres hjemmeside.